¿Cuáles son los documentos más usados en la empresa?

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¿Conoce ahora cuáles son los documentos que se utilizan en una empresa?

Vas a conocer algunos de los documentos más usados en la empresa y en las actividades empresariales o profesionales.

Como sabes en el ciclo de la actividad de la empresa o negocio se necesitan crear varios documentos y llevar la gestión documental adecuadamente.

Así que te voy a explicar sobre los tipos de documentos empresariales mas utilizados y sus características.

Tanto a la hora de realizar una venta (y de forma análoga en una compra) va a tener que emplear diferentes justificantes de la misma.

Los documentos más usados en la empresa que a continuación explico, pueden ser realizados en una hoja electrónica bien sea Excel, Google Drive hoja de cálculo o cualquier otra.

También es importante llevar los principales documentos en pdf, de esta manera se pueden compartir sin que se vean modificados por terceros.

Y si tienes un libro electrónico como el Kindle de Amazon puedes leerlo y llevarlo contigo a cualquier lugar:

Ya que desde Excel es fácil guardar los libros en formato pdf.

Y si quieres puedes suscribirte a Kindle unlimited para tener un montón de libros temática empresarial en tu libro electrónico.

Así que empezamos a generar documentación desde que se inicia el proceso de compra, dichos elementos o documentos más usados en la empresa van a ser los siguientes:

  • Presupuesto.
  • Pedido o Solicitud de compra.
  • Albarán de entrega.
  • Recibo.
  • Factura.

Todos ellos han de ser comprobados y registrados en el proceso contable, ahora vemos los tipos de documentos más habituales utilizados en la empresa.

. Conoce los documentos contables.

Libro facturas emitidas

Definición de documentos más usados en la empresa

Presupuesto.

Para empezar previamente a la realización del pedido la empresa proveedora manda un presupuesto a la empresa compradora.

En este documento se ha de registrar los datos acerca de las condiciones económicas de las mercancías en venta.

Pedido o solicitud de compra.

Es el documento en el que el comprador solicita al vendedor el bien o servicio a adquirir. Generalmente viene precedido por una petición previa sobre el precio y las características del mismo.

Los pedidos suelen realizarse en un documento normalizado de la empresa proveedora y puede hacerse tanto por correo ordinario como por email.

En dicho documento se han de reflejar los siguientes puntos:

Mercancía que se solicita, precio, cantidad, descuentos, periodo, forma de pago y fecha y modo de envío.

Un modelo de pedido puede ser similar al que mostramos a continuación:

Este documento suele enviarse como mínimo por duplicado.

De forma que el cliente firme uno de los ejemplares y nos lo devuelva firmado y viceversa.

Albarán de entrega.

Es otro de los documentos más usados en la empresa en el mismo se va a justificar la salida de los productos o la prestación de los servicios desde la empresa proveedora.

Así mismo acredita el transporte y la llegada de la mercancía al comprador o en caso de servicios la realización de los mismos.

El número de copias que se confeccionan de un albarán es de cuatro:

  • Siendo una copia para el almacén desde donde sale la mercancía.
  • Otra para el departamento de administración para que se confeccione la factura.
  • Otras dos copias que se envían al cliente para que nos devuelva una de ellas firmada.

Recibo.

Es la forma de constatación en papel de que un pago ha sido realizado, en otras palabras, es un comprobante que verifica que el pago se ha realizado.

Factura.

Es el instrumento en el cual se va a reflejar la transacción realizada bien de las mercancías vendidas o bien de los servicios prestados y es el justificante que acredita la venta realizada.

Sigue este link, Facturas características y tipos, para acceder a información detallada sobre el documento factura.

Por otra parte para conocer la facturación electrónica puedes leer: Conoce lo que es la factura electrónica.

Documentos de tesorería.

Son varios los documentos más usados en la empresa en los que nos vamos a apoyar para llevar a cabo la contabilización y seguimiento de la tesorería de la empresa.

Así que entre los más usuales:

  • Hoja de caja: Documento en el que se recoge el movimiento de dinero en efectivo que existe en la empresa, generalmente se destina a pequeños pagos del día a día y suele dotarse con una cantidad fija que se va reponiendo periódicamente.
  • Extracto bancario: Documento que nos envía la entidad bancaria en la que se recogen las operaciones realizadas por banco en relación a cobros clientes, pagos proveedores, comisiones, préstamos, leasing,… además de su envío por correo postal, podemos obtener esta información a través de la banca electrónica.

Otros contenidos relacionados documentos más usados en la empresa interesantes que debes conocer: 

  1. ¿Cómo hacer una factura en Excel?
  2. Test contabilidad: Mide tus conocimientos contables.
  3. ¿Cómo hacer un análisis con Excel de los gastos e ingresos?

Además si quieres ir aprendiendo poco a poco estas son las redes sociales desde donde puedes acceder:

FACEBOOK – TWITTER – LINKEDIN.

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Finalmente sobre este tema documentos más usados en la empresa estaré encantada de leer tus comentarios al pie de este post, sobre este tema y otros relacionados con la web Excel, contabilidad y TIC.

Plural: 4 Comentarios Añadir valoración

  1. Humberto Sierra dice:

    Hay muchos tipos de documentación corporativa:
    Hay externa e interna, hay documentación negociables y no negociables y hay documentación de clientes, documentación financiera y documentación de caracter fiscal…. pero todos esos tipos no se desde que punto de vista es la clasificación .. alguien me puede ayudar.. graicas

    1. Sí, ya la tienes en tu email, saludos.

  2. Ricardo Díaz Franco dice:

    Buenos días. Muchas gracias por compartir tu conocimiento, por enseñar cosas puntuales y prácticas de la contabilidad. Te felicito por tu página y por tu deseo de enseñanza. Te envío muchos saludos desde Perú

    1. Hola Ricardo muchísimas gracias también a ti por seguir mis post, me alegra te sean de utilidad, saludos cordiales.

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