¿Cómo hacer un análisis con Excel de los gastos e ingresos?

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¿Cómo hacer un análisis con Excel de los gastos e ingresos?

Para resolver esta cuestión acerca de Cómo hacer un análisis con Excel de los gastos e ingresos, vas a partir de una cuenta de Pérdidas y Ganancias donde se reflejen tanto los ingresos como los gastos.

A partir de la cuenta de Pérdidas y Ganancias de una empresa o negocio puedes hacer un análisis sencillo de los gastos e ingresos para conocer las características de tu actividad.

Además basta con tener los datos referidos a cada concepto de gasto e ingreso para con ellos realizar un estudio fácil acerca de la importancia de cada uno de ellos.

Si lo que estás buscando es controlar los gastos de la economía doméstica te recomiendo leer ahora mi post: Crea tu hoja Excel de gastos.

Empezaremos con los gastos.

Supón que los datos acerca de gastos en tu cuenta de pérdidas y ganancias son los siguientes:

  • Compras de materias primas 60.000.
  • Alquiler 12.000.
  • Sueldos y Salarios 30.000.
  • Suministros 5.000.
  • Seguros 2.000.
  • Gastos de asesoría 1.200.

Respecto a los ingresos.

Suponte que ascienden a 150.000.

A continuación, ya puedes empezar a introducir estos datos en la hoja Excel de la siguiente manera:

  • En la fila 1, concretamente en la celda A1 escribe: Concepto y en B1 Importe.
  • En A2 escribe Ventas y después en las celdas A3, A4, y siguientes hacia abajo en la columna A, escribe los diferentes conceptos de gasto que te indique anteriormente:
    • Compras de materias primas, Alquiler, Sueldos y Salarios, Suministros, Seguros, Gastos de asesoría.
  • Para continuar en las celdas de la columna B, en B2 anota la cifra de ventas, 150.000, y desde B3 y siguientes hacia abajo, introduce los datos numéricos de antes.
  • A continuación, en la celda C1 escribe Porcentaje sobre el total de ventas.

Datos introducidos para el análisis.

El aspecto de tu hoja de cálculo ha de ser muy similar a este:

CONCEPTO

IMPORTE

PORCENTAJE SOBRE VENTAS

Ventas 150.000
Compras de materias primas 60.000
Alquiler 12.000
Sueldos y Salarios 30.000
Suministros 5.000
Seguros 2.000
Gastos de asesoría 1.200

A continuación para el análisis con Excel de los gastos e ingresos, se ha de reflejar el porcentaje que cada cifra de gasto representa en función de la cifra total de ventas.

Esto es haremos las divisiones para cada uno de los conceptos de los importes de gasto.

En donde en el numerador se pone la cifra de gasto y en el denominador la cifra de ventas.

Por lo tanto, para la celda C2 la fórmula en Excel a introducir es:

=B3/B2 que será la división entre =60.000/150.000

El resultado obtenido es 0,4.

Análogamente realizamos las funciones restantes para cada tipo de gasto.

Para saber más sobre todas las formulas de Excel: La Fórmula de Excel.

Obtenemos respectivamente y en el mismo orden los datos que puedes ver:

PORCENTAJE SOBRE VENTAS
0,4
0,08
0,2
0,033333333
0,013333333
0,008

Así que ahora solo te queda con la herramienta de Excel dar formato de porcentaje a la columna C, para ello:

  • Desde la pestaña Inicio en el grupo de trabajo Número pulsa en el icono del porcentaje, representado con el símbolo %.

Como resultado es el que pueden ver en la imagen siguiente:

Tip nivel avanzado Excel.

Para niveles algo avanzados de Excel en el que conozcáis las referencias
absolutas, uso del símbolo $, la fórmula a introducir será:

=B3/$B$2

Con ella estamos fijando la celda B2 que es la que contiene la información sobre la cifra de ventas.

De esta manera al seleccionar y arrastrar desde la celda C3, que es la primera en la que introdujimos una fórmula, nos repita correctamente la función sin dar error.

Completando el análisis con Excel de los gastos e ingresos.

Para finalizar sobre el tema análisis con Excel de los gastos e ingresos puedes completar la información del análisis de la cuenta de Pérdidas y Ganancias de tu empresa con los datos de tu sector.

Podrás buscar sobre ello en Google, en Asociaciones o en prensa especializada.

Así te sugiero que en la columna D, en D1, escribas Datos del sector, y apuntes la información referida al mismo para poder evaluar si tus números se acercan o no a la media del resto de integrantes que realizan la misma actividad.

En resumen de este post sobre análisis con Excel de los gastos e ingresos: con las hojas de calculo Excel fácil y rápido puedes empezar a analizar tus gastos en la empresa o negocio y tomar medidas para corregirlos si es necesario o para potenciarlos, en relación al mismo puede que te interese:

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