como facturar en Excel
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Conoce lo básico de la Factura electrónica.

La factura electrónica es uno de los recursos TIC más interesantes a aplicar en la empresa.

Se puede decir que es el equivalente a la factura en papel  cuya transmisión se realiza por medios electrónicos.

Factura electrónica Manual AECA
Factura electrónica

La facturación electrónica es un equivalente funcional de la factura en papel.

Y consiste básicamente en la transmisión por medios electrónicos de los documentos factura firmados digitalmente con certificados reconocidos.

Para que una Factura enviada por correo electrónico, es decir una Factura electrónica, tenga validez legal, debe cumplir con los siguientes requisitos:

-Datos mínimos exigibles a cualquier tipo de Factura.

-El Cliente debe de dar el consentimiento para recibir la factura por correo electrónico. (de manera expresa de forma verbal o escrita).

-Acordar el formato con el que se recibirá la factura. Normalmente se suele utilizar el pdf. Pero también podría emitirse en formato jpg, por ejemplo….

-Tiene que ser una Factura legible. Aunque sea un punto de coherencia, la propia legislación así lo dictamina.

-Garantizar la autenticidad del origen. La forma más fácil de garantizar este punto es con la utilización de un correo electrónico corporativo.

-Garantizar la integridad de la factura. Por ello, debe utilizarse documentos en formato pdf o jpg que no permiten modificar o editar una Factura.

Certificados en la factura electrónica

La firma electrónica y otros certificados permiten la realización de las facturas electrónica.

Entre los certificados más usados están el desarrollado por la fábrica nacional de moneda y timbre en su proyecto CERES, la Dirección General de Policía mediante el DNI electrónico.

Y algunos otros de otras entidades certificadoras, como por ejemplo el de las cámaras de comercio a través de Camerfirma aunque mucho menos usados en la realidad cotidiana.

  1. Para obtener un certificado digital de la fábrica nacional de moneda y timbre FNMT, el usuario ha de conectarse a la página web de CERES.
  2. Introducir el DNI o CIF en un formulario de dicha página de internet.
  3. Posteriormente tras personarse en una oficina de registro acreditada (por ejemplo las oficinas de la Agencia Tributaria, AEAT).
  4. En la que hay que identificarse y llevar cierta documentación.
  5. Se activa el código.
  6. Tras ello  el usuario debe volver al mismo equipo.
  7. Descargar el certificado.
  8. Una vez descargado puede guardar en una memoria USB, importar a tarjetas electrográficas o exploradores de Internet.

Ventajas de trabajar con la factura electrónica

La Agencia Tributaria y FUNDETEC destacan las siguientes.

  • Ahorro de costes y tiempo: se puede reducir el plazo de envío entre uno y tres días a dos o tres minutos, además se estima un ahorro en torno a 1,35 euros por factura.
  • Mejorar la eficiencia al evitar el consumo de papel.
  • Evitar errores en la digitalización manual de las facturas por medio del teclado.
  • Obtención de información en tiempo real.
  • Administración y contabilidad automatizadas.
  • Agilidad que la toma de decisiones.
  • Integración entre las aplicaciones de gestión.

Retos a conseguir: adopción por la Pequeña y Mediana Empresa (PYME), implantación en las Administraciones públicas, y la interoperabilidad de los sistemas de facturación electrónica que permita su uso en la interrelación comercial.

Y por lo tanto una vez creada la factura emitida, basta por remitirla firmada electrónicamente para enviársela al cliente.

Enlaces con más información al respecto:

Webs interesantes que nos permiten su elaboración gratis:

https://www.hazteunafacturae.com/
https://www.facturae.gob.es/paginas/Index.aspx 
https://www.facturae.gob.es/face/Paginas/FACE.aspx  

Para saber más os dejo enlace a información sobre la misma en  un pequeño manual editado por AECA, Asociación Española de Contabilidad y Administración de Empresas, sobre factura electrónica en el que he colaborado: Factura electrónica.

Otra publicación interesante en la que también participo y te dejo enlace es: Big Data e información empresarial en AECA.

¿Qué opináis de la posibilidad de facturar electrónicamente? ¿Cuál es vuestra experiencia?

Comentarios y sugerencias son bienvenidos, escríbeme al email o contacta a través de las redes sociales, desde FACEBOOK  TWITTER  LINKEDIN.  

Por Yolanda Cuesta

Economista especializada en Contabilidad y formadora en Excel, Power BI y Power FX a todos los niveles. MVP Excel por Microsoft desde 2014 a 2022.

2 comentarios en «Factura electrónica»
  1. Es curioso ya que la factura electrónica "nació" en España para los países latinoamericanos y sin embargo ahora mismo es en los países como Chile, Brasil o México, que la copiaron pero modificaron, donde mejor está funcionando

  2. Hola:

    Nuestra experiencia, como empresa que asesora y ayuda a implantar soluciones de factura electrónica, es que las empresas necesitan sobre todo información. Una vez que entienden las ventajas que les aporta la factura electrónica, y si la solución es técnicamente apropiada, rápidamente se amortiza la inversión y se le saca partido aplicando la firma digital a otros procesos: presupuestos, nóminas, proyectos, etc…

    Normalmente las pequeñas empresas se muestran más ágiles y receptivas que las medianas. Las grandes, cuando implantan una solución de factura electrónica, suelen primar el ahorro propio muy por encima de la comodidad de sus clientes, obligándoles muchas veces a farragosos procesos para recibir las facturas.

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