Conoce los documentos contables

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Los documentos contables tanto si se realiza una actividad económica como empresa o como persona física hay una serie de documentos contables que si quieres puedes encargar su realización a una asesoría que te ofrezca confianza por su saber hacer como Gestiun Asesores o llevarlos tu mismo.

A continuación te comento los principales documentos contables y características. Y en este otro post: sobre los documentos gestión empresarial.

PRINCIPALES DOCUMENTOS CONTABLES Y LIBROS

  1. DOCUMENTACIÓN MERCANTIL Y CONTABLE
  2. DOCUMENTOS JUSTIFICANTES: MERCANTILES – TIPO
  3. ORGANIZACIÓN Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS CONTABLES
  4. LOS LIBROS CONTABLES: CONCEPTO, FUNCIÓN Y CLASIFICACIÓN

A la hora de reflejar las variaciones patrimoniales la contabilidad se ha de basar en unos documentos que lo justifican.

Estos documentos son los documentos justificantes que van a servir como base para la realización de la contabilidad y también son la prueba formal de que los asientos reflejan variaciones reales del patrimonio.

Por tanto, los documentos justificantes no solamente han de existir sino que deben ser también conservados, no solo por razones lógicas sino también por imperativo legal, y eso está regulado en el Código de Comercio.

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DOCUMENTACIÓN MERCANTIL Y CONTABLE

  • Los propios libros contables: basados en otros libros contables
  • Documentación relativa a las compras y ventas: albarán, notas de pedido y facturas
  • Documentos relativos al almacén: referidos al registro de compras y ficha de almacén
  • Los relacionados con cobros y pagos: letra de cambio, cheques y extractos bancarios
  • Documentos relacionados con temas fiscales y laborales: liquidación de impuestos, nóminas, seguros sociales,…
  • Otros documentos: pólizas de seguros, escrituras, contrato de compraventa, recibos de suministros y contratos de alquiler entre otros

DOCUMENTOS JUSTIFICANTES MERCANTILES-TIPO

Albarán:
No tiene aplicación contable a menos que esté respaldado por una factura. Sirve para comprobar entradas y salidas.

Factura:
La expedición de la factura es obligatoria para todas las empresas. Es uno de los principales documentos y lo 1º que hay que hacer es identificar si ha sido emitida por nuestra empresa o por otra a nuestro nombre.

Los datos a reflejar son los siguientes:

  1. Estar numeradas correlativamente
  2. Llevar NIF/CIF datos y domicilios tanto del que expide como del destinatario
  3. Aparecer el importe con el IVA desglosado
  4. Lugar y fecha de emisión

Cheque:
Sirve para efectuar pagos a través del banco. La persona que firma el cheque es la que paga y la que cobra es la que está detrás de la denominación “páguese por un cheque…”. Siempre va a banco c/c.

Letra de cambio:
Documento en virtud del cual una persona llamada librador ordena a otra, denominada librado, que pague cantidad una determinada que en una fecha indicada a la orden de una 3ª persona (tomador, tenedor o beneficiario).

ORGANIZACIÓN Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS CONTABLES

Según el artículo 30 del Código de Comercio los empresarios deben guardar los documentos ordenados. Los criterios para elegir un archivo son:

  • Volumen de documentos
  • Antigüedad de documentos
  • Características de los documentos
  • Frecuencia de uso
  • Posibilidad documentación digital

Normas generales de clasificación:

  • Justificantes de caja—se ordenan por orden cronológico
  • Por bancos—se ordenan por fechas
  • Tipos de mercancías y cronología
  • Facturas emitidas cronológicamente y por Nº de factura—es conveniente tener copia en la carpeta de cada cliente puede ser física o digital
  • Por proveedores cronológicamente

LOS LIBROS CONTABLES: CONCEPTO, FUSIÓN Y CLASIFICACIÓN

Un libro contable es un medio en el que se registran de cualquiera de las formas posibles los hechos patrimoniales.

En la práctica, nos referimos a los que cumplen los requisitos establecidos en los artículos 25-33 del Código Mercantil.

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Según legislación mercantil:

• Obligatorios:
Libro de Inventarios y Cuentas Anuales
Libro Diario
De actas (sociedades)
Registro de socios
Libro Registro

• Voluntarios:
Resto de libros que desee llevar la empresa según su actividad

Según método contable:
• Principales

  • Libro Diario
  • Libro Mayor
  • Libro de Inventarios y Cuentas Anuales

• Auxiliares—cualquiera que desarrollen los libros contables principales

• Registros—documentos que se relacionan con operaciones que se han realizado o se realizarán

• Copiadores—destinados a describir con detalle hechos o documentos

Para finalizar  este post te recuerdo que puedes contactarme sin problemas por los siguientes medios:

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