EJEMPLO DASHBOARD GRATIS CONTABLE CON EXCEL Y POWER BI

En esta ocasión te muestro un  Dashboard gratis Excel y Power BI a través de un diseño de dashboard con datos contables realizado  por mi.

Como puedes ver en la imagen he añadido un texto en donde te indico el email al que has de dirigirte para solicitar una copia  gratis y así poder usarla de plantilla y practicar tu mismo con los datos del ejemplo y las explicaciones de este post.

Para aprender sobre todo ello te invito a la sesión presencial Power Platform Bootcamp Valladolid donde aprender sobre esta y otras herramientas novedosas de Microsoft Power Platform: Power BI, Power apps, Power Automate, Power Virtual Agents. 

Diferencia entre Excel, Power BI y Power BI desktop.

Excel.

Tiene una serie de complementos Excel denominados Power que son Query, Pivot, Mapa 3D y View con ellos podemos realizar multitud de acciones como transformaciones, cálculos potentes, KPI, paneles dashboars,…

Power BI.

Por su parte este es un software para crear y publicar informes con atractivas visualizaciones interactivas y potentes.

Puede conectarse a cualquier información (archivos de Excel, bases de datos SQL, almacenes de BI, datos de la nube, API, webs y más).

Después podrás combinar los datos, vincular una tabla con otras, crear visualizaciones en las que se pueda hacer clic y compartir con su audiencia de forma segura.

Power BI desktop.

Y no olvidar que la versión gratis de Microsoft Power BI se llama Power BI desktop (con limitaciones) y también te permite importar los datos de Excel y crear informes interactivos para luego publicarlos en una web como esta, un poco mas adelante en este post puedes verlo.

Así que me he puesto a trastear y he realizado varios de estos cuadros de mando empezando con el de este post que es muy sencillo.

Para el ejemplo dashboard tomo la informacion de una cuenta de perdidas y ganancias por meses hasta junio, este último mes con los datos provisionales.

Estos datos los he exportado de mi programa de contabilidad en formato Excel.

Como la estructura de dicho archivo no esta todo lo ordenada que lo necesito he realizado algunas transformaciones con Power Query, ahora en las últimas versiones de Excel se llama Obtener y transformar datos y esta en el menú Datos.

Después no he necesitado para este ejemplo realizar ninguna otra acción con otros complementos Power de Excel porque he querido hacer una practica sencilla.

Así que estos son los datos de los que partimos con los distintos códigos contables y conceptos de gastos e importes:

Datos ejemplo Dashboard gratis Excel y Power BI.

Para empezar te comento que las transformaciones que he realizado tras importar a Excel, desde Obtener y transformar datos (Power Query) han sido tres:

1. Eliminar filas.
2. Encabezado como fila.
3. Formato columnas.

En la tabla superior te muestro el resultado final.

En Linkedin Learning tengo un montón de tutoriales y cursos publicados en donde explico paso a paso y con multitud de ejemplos entre otros las transformaciones con Query.

Uno de ellos es: Excel 2016: Obtener y transformar (Power Query)

Después he cerrado el editor Query y he llevado el archivo Excel a Power BI desktop.

Tras importarlo he creado las siguientes visualizaciones:

• Tabla.
• Tarjetas.
• Gráfico circular.
• Dos tablas con los gastos más altos, en este caso compras de materias primas y salarios.
• Segmentación de datos.

Visualizaciones en Power BI desktop.

Tabla.

Esta representa los distintos contenidos de los encabezados de forma de lista y nos permite visualizar todos los contenidos. También podemos agregar columnas con cálculos.

En la imagen se muestran los gastos por meses y en la última columna la suma del total del trimestre.

Tarjetas.

La tarjeta me sirve para mostrar una cifra independiente de cualquier otro dato, en este caso he creado tres tarjetas una para cada uno de los meses del primer trimestre.

Y muestran el total de los gastos en cada mes.

Gráfico circular.

Con este tipo de representaciones muestro las proporciones en un conjunto, los sectores del gráfico representan cada uno de los costes y el área es más grande cuanto mayor importe.

Dos tablas con los gastos más altos.

En este caso una tabla indica las compras de materias primas y la otra los sueldos y salarios.

Segmentación de datos.

Se trata de un gráfico independiente que se puede usar para filtrar el resto de objetos visuales de la página.

Las segmentaciones de datos se presentan en muchos formatos diferentes (categoría, intervalo, fecha, etc.)

Además se permite la selección de un solo valor, de varios o de todos.

En la imagen vemos que podemos segmentar por cada uno de los conceptos de gasto y si hacemos mantenemos presionada la tecla CTRL y a continuación hacemos clic en dos o tres de los mismos, la información se va a filtrar mostrando la referida a los datos seleccionados.

A continuación te muestro el resultado de segmentar por tres conceptos de gastos: Sueldos y salarios, Servicios profesionales y Trabajos realizados para la empresa.

Obtengo el siguiente panel donde puedes observar que los datos representan solamente la información de los gastos seleccionados.

Para quitar la selección una de las maneras es hacer clic en la visualización de la segmentación a la derecha donde aparece al acercar el ratón una goma de borrar, haces clic y listo.

Últimos pasos.

Para finalizar en la pantalla del panel Power BI puedes ver que tengo dos hojas una para el 1T y la otra para el 2T, para hacer esta segunda simplemente he creado una copia de la primera y luego la he asociado a los datos correspondientes a dicho periodo.

Además podemos seguir haciendo igual para crear páginas (como añadir hojas en Excel) para el 3T y 4T e incluso para una anual.

Otros tipos de visualizaciones en la web oficial de Microsoft: Tipos de visualización en Power BI. 

Bueno pues hasta aquí el tema de Dashboard gratis Excel y Power BI si quieres ir aprendiendo poco a poco estas son las redes sociales desde donde puedes acceder:

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Finalmente estaré encantada de leer tus comentarios al pie de este post, sobre este tema de  practicar Power BI y otros relacionados con la web Excel, contabilidad y TIC.