Evita errores Excel con tablas de datos

Comparte en tu red social favorita...

Evita errores Excel con estas acciones.

Ordenar información y Evita errores Excel es imprescindible cuando se necesita organizar los archivos de las hojas Excel.

A continuación te propongo una serie de acciones para usar más eficientemente tus datos.

Tabla de datos en Excel sin error

Evitar filas, columnas y/o celdas en blanco.

Generalmente es en la primera fila es en la que has de tener en el encabezado, con cada una de los campos que recogen una información determinada.

Por ejemplo si estás trabajando con datos sobre las ventas de varios productos, un ejemplo de encabezado podría ser:

  • Nombre del producto.
  • Fecha de venta.
  • Unidades vendidas.
  • Total vendido.

Así pues, en la fila 1 aparecerán estos campos, respectivamente en las celdas: A1, B1, C1, D1.

(NOTA: En las más modernas versiones de Excel,no es estrictamente necesario pero sí muy recomendable empezar siempre como te explico.

Si bien se pueden dejar filas iniciales, arriba del todo en blanco y comenzar la tabla con el encabezado y después seguir como he comentado).

A continuación y sin dejar ninguna fila en blanco así se evitan errores Excel tienes que cumplimentar los datos de los que dispones.

Te recuerdo cómo eliminar filas y eliminar columnas.

Tampoco has de dejar ninguna celda en blanco individualmente, es preferible que la complementes con algún dato o descripción.

Por ejemplo un cero o la expresión N/A que significa No Aplica.

En caso de que no estás muy seguro si alguna de las celdas está vacía, te recomiendo que realices la siguiente acción con la opción de Excel conocida como Ir a.

Puedes encontrar Ir a, pulsando la combinación de teclas siguiente Ctrl + I.

También puedes hacer clic en Edición, Ir a, esta opción te permite ir a la celda que necesites indicándolo en la referencia.

Además si despliegas el botón Especial, te da la posibilidad de moverte más rápidamente dentro de la hoja de cálculo, con las siguientes posibilidades, entre otras:

Ir a la última celda, mostrar los comentarios, buscar las fórmulas, celdas precedentes, celdas dependientes…

Ir a Celdas en blanco.

Y en este caso lo que te interesa es marcar la opción Celdas en Blanco.

Al hacerlo se mostrarán sombreadas las celdas sin datos, en las que podrás escribir.

Por ejemplo como te comentaba antes la expresión N/A, pulsa Intro y seguir en la siguiente celda en blanco, al acabar ya no existirá ninguna celda sombreada.

Por tanto en una tabla has de evitar que existan filas, columnas, y/o celdas en blanco.

Quitar duplicados.

Otro consejo que te será útil para Evitar errores Excel son las acciones y preparar una tabla que quieras extraer información, se refiere a quitar duplicados.

Imagina que por cualquier motivo el programa desde donde te importas los datos a la hoja de cálculo Excel, comete algún error y duplica registros.

En estos casos las mejor es comprobar previamente a  empezar a trabajar con los datos que no  existan duplicados.

Para ello pulsa en la pestaña Datos después en Herramienta de datos y después en Quitar duplicados.

Cuando vayas a usar la opción Quitar duplicados, te aconsejo que hagas previamente una copia de la hoja de cálculo.

Para no perder ninguna información que pudieras necesitar.

Quizás puedas eliminarla sin haberte dado cuenta. Ya que los datos duplicados se eliminan de manera permanente y no podrás deshacer esa acción.

Otra opción previa revisar duplicados.

Por esa misma razón puede que te interese primeramente revisar visualmente cuáles son los duplicados.

Para ello haz clic en formato condicional, después en resaltar reglas de celdas y por último en donde pone Duplicar Valores

Así podrás ver resaltado en un color diferente aquellos datos que están repetidos.

Listas personalizadas.         

Puedes crear diferentes listas personalizadas, con ello Excel te irá completando las celdas contiguas a la misma con el resto de palabras en el orden que esa lista indique.

Un ejemplo de una lista, que ya está creada en el programa de hojas de cálculo Excel, es los meses del año:

Enero, Febrero, Marzo, Abril, Mayo, Junio, Julio, Agosto, Septiembre, Octubre, Noviembre, Diciembre.

En esa lista si introduces la primera palabra de la lista en una celda de Excel, Enero,

Pinchas en la parte inferior derecha de la celda y arrastras el resto de las celdas se autocompletan con los siguientes meses.

De forma predeterminada Excel tiene definidas una serie de listas y la de los meses del año es una de ellas.

Otra lista ya creada es la de los días de la semana.

Además de las listas ya existentes en Excel puedes añadir listas nuevas, sobre todo de series que uses con frecuencia.

Un ejemplo.

Imagina que trabajas en el departamento financiero de una empresa y en tus informes necesitas usar la lista siguiente con asiduidad:

1 Trimestre, 2 Trimestre, 3 Trimestre, 4 Trimestre.

Para crear la lista que acabo de indicar sigue leyendo: Crear una lista en Excel y usarla.

Evita errores Excel por tanto al preparar la tabla con las necesidades precisas que luego te van a surgir.

Ebook sobre Tablas dinámicas: Ya a la venta.

Transponer filas por columnas.            

Quizás cuando ya tengas limpia y estructurada con los datos que quieres la hoja de Excel, puede que se te presente la necesidad de cambiar filas por columnas.

Esta acción se conoce como Transponer en Excel.

Cada vez es más fácil realizar esta acción así puedes hacerlo:

Basta con que selecciones y copies la tabla en cuestión, a continuación has de situar el cursor donde quieres ubicar la tabla traspuesta.

Haz clic con el botón derecho del ratón elige Pegado Especial…

En  la zona inferior de la ventana que se abre, está la opción Transponer, basta con que la selecciones, marca con un tic, Aceptar.

Las filas serán las columnas y las columnas las filas así de fácil. Si ya no quieres la tabla inicial que fue el punto de partida elimínala sin más.

Concluyendo con Evita errores Excel.

Bueno pues  con estos cuatro consejos rápidos y todo este post evita errores Excel te recomiendo que lo practiques.

Y además para cuando vayas a empezar a extraer información de una hoja de Excel con datos, generalmente previo a realizar subtotales o tablas dinámicas.

Temas Evita errores Excel relacionados que te interesa conocer:

Si se te ocurre algún otro aspecto que tú tienes en cuenta en tu día a día a la hora de repasar los datos no dudes en comentarlo.

Puedes ir a Comentarios al pie de este post.

Si necesitas contactar directamente puedes mandarme un correo electrónico al emailhola@excelcontabilidadytic.com

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Este sitio usa Akismet para reducir el spam. Aprende cómo se procesan los datos de tus comentarios.