Power Automate primeros pasos

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Power Automate antes Microsoft Flow

En este artículo te voy a presentar y enseñar los primeros pasos con la herramienta Power Automate de Microsoft. Lo primero de todo has de saber que hasta hace poco se denominaba Microsoft Flow y aun puedes encontrarte muchas referencias por ese nombre.

Ahora se llama Power Automate y es una de las aplicaciones de la Power Platform.

Sirve para automatizar procesos de manera que logras mayor productividad a la hora de desarrollar tus tareas.

Está plenamente integrado con los recursos Microsoft: Excel, Teams, Outlook, Sharepoint,..

En la imagen puedes ver los diferentes componentes de la plataforma de Microsoft Power Platform.

En este post de mi blog  Power Platform de Microsoft te cuento un poco acerca de todas y para que se usan:

Apps de Power Platform Microsoft

Y un vídeo muy cortito de la web oficial para que te hagas una primera idea:

Para que sirve Power Automate

Con Power Automate creas flujos de trabajo automáticos, de manera que logras realizar las tareas repetitivas de manera más eficaz y productiva.

Lo que se hace es conectar dos o más aplicaciones y mandar información de una a otra de manera automática sin que tengas que hacerlo paso a paso manualmente.

Unos ejemplos:

  • Imagina que quieres que cada vez que te mande un correo electrónico el jefe se te envíe una alerta,
  • o cada vez que recibas un correo electrónico de Office 365 este se guarde en OneDrive para la Empresa,
  • otro ejemplo cada vez que en Twitter se mencione una palabra, por ejemplo el nombre de tu empresa, se lleve ese tweet a una hoja de cálculo Excel.

Puedes crear tú mismo el automatismo o hacerlo a partir de una plantilla, hay un montón de ellas y para empezar te recomiendo que lo hagas así.

Más adelante en este post te explico cómo hacerlo.

Descargar Power Automate gratis

Tienes Power Automate en tu Microsoft 365 y puedes tenerlo gratis bajo una serie de limitaciones si bien para empezar es más que de sobra.

Accede a la web oficial y arriba a la derecha haz clic donde pone Probar gratis.

Sigue las instrucciones de registro y a continuación se abrirá el panel para empezar a trabajar creando tus flujos.

Una nota importante es que si usas una cuenta de correo profesional o educativa tienes más funcionalidades dentro el pack gratis que si usas una cuenta de correo tipo gmail, hotmail, etc.

Luego si quieres contratar el producto la lista de precios varía desde al mes hasta importes mayores a medidas que añadir servicios.

Microsoft Power Automate tutorial breve en español

Vamos ahora a crear tu primer flujo partiendo de una de las plantillas ya existentes.

Una vez registrado accedes al panel de control que ves en la imagen, en la zona izquierda tienes las opciones diferentes como Inicio, Acciones, Mis flujos, Crear,…

En la zona central información para crear los flujos donde puedes buscar el que necesites desde el buscador escribiendo una palabra y después haciendo clic en el icono con la lupa.

Desde Inicio desplázate con la barra o con el ratón hacia abajo hasta que veas las plantillas.

Puedes ir haciendo clic sobre cada una de ellas para saber más.

Vas a escoger en Redes sociales la plantilla que se llama: De noticias de fuentes RSS a Twitter, es un flujo con dos conectores para que sea más fácil.

Evidentemente tienes que tener cuenta en la red social Twitter. Si no tienes no pasa nada sigue leyendo que lo vas a entender igual de bien.

Pulsa en el botón azul Continuar.

En mi ejemplo voy a poner que cada vez que en la fuente de noticias de Microsoft Excel se envíe un Tweet a mi cuenta. Previamente he buscado la dirección web de dicho recurso y es la siguiente:

https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/blog/feed/

Entonces en la URL de la fuente RSS he puesto la dirección web.

Y en la parte de Twitter lo he dejado como esta doy a Guardar y mi flujo ya se ha creado.

Si pulsar en donde dice Probar arriba a la derecha se puede comprobar el funcionamiento si bien puede llevar tiempo.

El flujo es el siguiente en cuanto se cumpla la condición:

  1. Si se realiza una actualización o una entrada nueva en la web.
  2. Aparecerá un tweet en mi cuenta.

Esto es muy práctico para no tener que estar pendiente todo el tiempo de novedades y no tener que realizar las publicaciones manualmente.

Después cuando crees un flujo estos se muestran en Mis flujos, a la izquierda, y podrás editarlos, compartir,eliminar, etc.

Como ves es muy sencillo hay muchos otros casos en Power Automate, entre los más usados los siguientes:

  • Guardar datos adjuntos de correo electrónico de Office 365 en OneDrive para la Empresa.
  • Recibir una notificación push cuando reciba un correo electrónico del jefe.
  • Realizar un seguimiento de sus horas laborables y de la ubicación de trabajo en Excel Online (Business).

Te recomiendo que los vayas probando o por lo menos echa un vistazo para ir entendiendo mejor el funcionamiento.

Documentación de Power Automate de Microsoft.

Así que si quieres estar al día de las últimas y más avanzadas formas de trabajar te recomiendo usar este y el resto de utilidades Power Platform.

En posteriores artículos te comentare como hacer flujos usando Excel como conector en Power Automate.

Escribeme  con tus comentarios, dudas, experiencias desde el apartado Sobre mí del blog.

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