Power Query en Excel 2016 es ahora Obtener y Transformar

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Power Query en Excel 2016 es Obtener y Transformar.

Power Query en Excel 2016 y en Excel 2019 también, es la herramienta denominada Obtener y Transformar y en vez de ser un complemento de Excel que antes había que descargarse ahora ya viene incluido de serie.

Concretamente Power Query se encuentra en el menú de Excel llamado Datos y contiene los diferentes recursos con los que trabajar.

Para aprender sobre esta y otras herramientas novedosas de Microsoft Power Platform: Power BI, Power apps, Power Automate, Power Virtual Agents, te recomiendo leer sobre la  sesión presencial Power Platform Bootcamp Valladolid realizada en Valladolid.

En estos artículos de mi blog puedes ver cuales son los complementos de Excel para que te hagas una idea de lo que te estoy comentando sobre Power Query en Excel 2016 en concreto recomiendo leer:

Además en mi canal de You Tube tienes este vídeo explicando los complementos Power de Excel.

Y ya entrando de lleno en Power Query te voy a contar sobre su potencial.

Obtener y Transformar (antes Power Query) te permite conectarte a grandes cantidades de datos y de diferentes fuentes.

En concreto Power Query en Excel 2016 te permite obtener datos desde Access, a archivos planos de texto tipo TXT y CSV, bases de datos SQL, webs, Facebook y muchas otras.

Tras importar los datos, podrás transformarlos, combinarlos y adecuarlos a tus necesidades.

Una vez transformados, podrás trabajar con los datos en la hoja Excel.

Y lo que es aún más interesante cuando cambien tus datos que fueron el punto de partida, esto también se verá reflejado en el modelo creado con Obtener y Transformar ( Power Query).

Hecho esto también vas a poder cargar todos los datos en los modelos de Power Pivot y usar todas las funcionalidades y herramientas que te encuentras en este complemento Excel.

Primeros pasos con Obtener y Transformar (Power Query).

Antes de empezar te recomiendo echar un vistazo a mi vídeo sobre en Linkedin Learning. Si eres Premium son gratis y si no lo eres puedes hacerte ahora mismo, el primer mes es gratuito.

Excel 2016: Obtener y transformar (Power Query) por Yolanda Cuesta Altieri

Lo primero que necesitas es importar datos para trabajar con ellos en el Editor de Power Query, para ello puedes hacerlo desde una tabla que tengas en la hoja Excel o puedes importarlos desde otra fuente.

Para traer datos de Access, csv, etc. te recomiendo leer: Importa datos a Excel sin pelear: conoce el camino definitivo, los pasos a dar son bastante similares.

Y lo bueno de Obtener y Transformar es que puedes traer la informacion de diferentes fuentes y combinar los datos de todas ellas en una única tabla o según necesites.

Los datos de ejemplo con los que vamos a trabajar son los siguientes:

En la fila 1 ponemos: Nombre en A1, Apellidos en A2 y sucesivamente Teléfono, Código Postal y Salario bruto.

En las columnas escribimos los datos tal  y como los ves en la imagen.

He omitido el uso de tildes porque el modelo de Power Query funciona mejor sin ellas.

Crear una Consulta con Obtener y Transformar Power Query en Excel 2016.

A continuación vas a crear lo que se denomina Consulta en Obtener y Transformar para poder luego trabajar con el editor de Power Query.

Para crear la Consulta selecciona los datos de la tabla desde A1 hasta E6.

A continuación pulsa en el menú Datos y después dentro del grupo Obtener y Transformar haz clic en Desde una tabla.

Aquí puedes ver diferentes fuentes de datos admitidas desde la web oficial de Microsoft:

https://docs.microsoft.com/en-us/power-query/connectors/

Se abre una ventana en la que aparece el rango seleccionado y una casilla marcada en donde pone mi tabla tiene encabezados, esta casilla es importante que este marcada.

Ahora se abre el Editor Power Query en Excel 2016, su apariencia es similar a la de Excel.

Arriba tienes los Menús: Archivo, Inicio, Transformar, Agregar Columna y Vista.

Y debajo aparecen los iconos con las diferentes acciones.

A la derecha ves un panel en donde pone Configuración de la consulta, hay viene el nombre que por defecto es Tabla1 y debajo Pasos aplicados.

En ese apartado se van a ir reflejando las acciones que realices con el Editor.

Si ahora cierras esta pantalla del Editor pulsando en el aspa negra que aparece arriba a la derecha.

Vuelves a la hoja Excel y ves que el formato de la tabla donde estaban los datos ha cambiado.

Al crear una Consulta a los datos Excel les aplica el formato Tabla que es una característica que tiene el programa para poder trabajar mejor con contenido de este tipo.

A la derecha ves un panel que en función de la versión de Excel que tengas puede aparecer el nombre Consultas de libro o Consultas y conexiones, si bien es lo mismo.

Este panel lo que te permite es dar nombre a la consulta, establecer una descripcion de la misma, editarla y otra serie de acciones.

Haz clic con el botón derecho del ratón y elige donde pone Cambiar nombre, escribe Consulta sueldos y pulsa Intro.

Trabaja con el Editor de Power Query.

Ahora vas a abrir el Editor de Power Query en Excel haciendo dos clics en el nombre de la Consulta.

Se abre la ventana anterior.

En los encabezados de la primera fila al lado del nombre ves unos símbolos.

Estos indican el tipo de dato que es: Texto, numérico, otros….

Haz clic encima de ellos para ver las opciones, pero no cambies nada en principio esta bien.

Vamos a realizar un par de acciones sencillas que están en el menú Inicio que son Quitar columnas y Dividir Columna.

Existen multitud de acciones que se pueden realizar para transformar los datos iremos viéndolas en sucesivos post de este blog.

Entre ellas algunas de las más usadas son: Agrupar, Reemplazar valores, realizar cálculos, combinar y anexar consultas y muchas otras.

Quitar columnas en Power Query.

Imagina que quieres quitar la columna Código postal, CP. Pasos a realizar:

  1. Sitúate en dicha columna.
  2. Haz clic en el botón Quitar columnas justo encima del icono.
  3. La columna desaparece.
  4. Si te fijas en Pasos aplicados aparece una línea que antes no estaba, Columnas quitadas.
  5. A medida que vayas realizando acciones van a ir apareciendo una detrás de otra
  6. Si quisieras anular la acción que acabas de realizar de quitar la columna basta con hacer clic en el aspa roja que hay delante del paso.
  7. Puedes hacerlo para comprobarlo.

Dividir columnas en Power Query en Excel.

Vas a trabajar con la columna Teléfono, en este caso los tres primeros números son los que quieres separar y que aparezcan en otra columna.

Existen otras muchas posibilidades de dividir columnas y es una acción a la que hacemos en Excel llamada Texto en columnas

Pasos Power Query en Excel 2016:

  1. Dividir columna, aparecen dos opciones.
  2. Por delimitador: Será una coma, un punto, un punto y coma,…
  3. Por número de caracteres: Se indica el número por ejemplo 3, 5 , 6…
  4. Elige donde pone Número de caracteres.
  5. Escribe 3.
  6. Haz clic en: Una vez lo mas a la izquierda posible.
  7. Aceptar.
  8. Se crea una nueva columna y cambia el nombre de la columna Teléfono.
  9. Si quieres poner un nombre haz dos clic sobre el mismo y escribe los nuevos, por ejemplo Prefijo y Teléfono.
  10. Nuevamente en Pasos aplicados aparece el movimiento aplicado.

Así que estas son un par de ejemplos de transformaciones a realizar en tus datos con Obtener y Transformar y Power Query en Excel 2016.

A partir de este post iremos publicando sobre el resto de herramientas. Te animo a suscribirte para estar al día de las novedades desde el panel lateral.

Ahora me gustaría saber si has usado esta herramienta Power Query en Excel 2016 alguna vez, si te parece útil, si crees que puedes incorporar en tu trabajo diario con el programa de hojas de cálculo, en fin todas tus opiniones y experiencias.

Si quieres puedes enviarme tus comentarios y sugerencias por email.

Para finalizar este post sobre Power Query en Excel 2016 te animo a seguirme a través de las redes sociales, desde FACEBOOK – TWITTER – LINKEDIN.

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