Cómo hacer una factura en Excel

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En este post vas a ver cómo hacer una factura en Excel. Al final del mismo tienes mi email para solicitarme el modelo factura Excel con Iva que te voy a explicar.

Para empezar vemos lo que es una factura.

¿Qué es una factura?

Factura: es el instrumento en el cual se va a reflejar la transacción realizada bien de las mercancías vendidas o bien de los servicios prestados y es el justificante que acredita la venta realizada.

Así pues para crear una factura con Microsoft Excel lo primero es abrir un libro nuevo, después tienes que ir dando los datos en diferentes celdas.

  • Nombre y apellidos o denominación social, Nº identificación fiscal (otorgado por la Administración de los Tributos o Impuestos de cada país), y domicilio tanto del vendedor como del comprador.
  • Número de factura, numeración que ha de ser correlativa, no pueden existir saltos en la numeración pudiendo establecerse series diferentes, por ejemplo, cuando existan varios establecimientos.
  • Fecha ha de ser correlativa en el tiempo y en consonancia con los números de las facturas.
  • Descripción de los bienes o servicios que son objeto de la transacción con indicación del precio, cantidad, importe total.
  • Impuestos que se implican en la operación separando e indicando tanto el porcentaje, como las cantidades correspondientes a la cuota y a la base.

Además en las facturas se suele reflejar vencimiento de la misma, la forma de pago, indicación de las cuentas bancarias, sello, firma…

Cómo hacer una factura en Excel

Así pues una vez abierta la hoja Excel, estos son los pasos:

Ejemplo factura en Excel

Además esta explicación Cómo hacer una factura en Excel te sirve de ejercicio para practicar las fórmulas de Excel con las facturas.

  • Sitúate en las celdas superiores y escribe a la derecha tus datos y en la zona izquierda los datos de tu cliente.
  • Debajo dejando una filas en blanco escribe en una celda Nº factura y en la celda contigua por un 1 (suponemos que es la primera factura).
  • Debajo pon Fecha Factura y en la celda de al lado dicho dato.
  • A continuación en la zona central escribe en celdas sucesivas:
  • Concepto, Cantidad, Precio y Total.
  • En donde debajo en las celdas correspondientes:
  • el producto o servicio vendido, supón que es prestación de servicios informáticos
  • En la cantidad pon 1.
  • En el precio escribe 100.
  • Debajo de total escribe la fórmula siguiente:
  • =Precio x Cantidad
  • Ya tienes el total antes de impuestos.
  • Supongamos que el IVA es del 21%.
  • Debajo de la celda donde tienes el total escribe la fórmula:
  • = Total* 0.21.
  • Y debajo la suma.
  • Total + IVA.

Ya tienes rápidamente una factura que además te sirve de plantilla factura Excel.

Podrás copiar y pegar la hoja y en la siguiente factura, simplemente cambiar los datos.

Si tus servicios han de incluir retención aquí tienes un ejemplo de factura con ese concepto y así ver Cómo hacer una factura en Excel con retención del 10%.

Facturas en Excel

Usar y descargar las plantillas de facturas de Excel

  1. Abre un libro de Excel.
  2. Elige Nuevo, se abre una ventana en la que nos indica en la parte derecha categorías de plantillas que existen.
  3. Pulsamos en Facturas, aparecerá una vista previa de todas aquellas que te puedes descargar, si hacemos clic sobre ella dos veces, automáticamente se abre un libro de Excel en cuya hoja se muestra la plantilla Excel de factura elegida.
  4. Solo tenemos que situarnos en cada una de las celdas que reflejan los datos iniciales de la factura de ejemplo, como nombre, dirección, código fiscal, (tanto del emisor como del receptor), cantidades, importes, impuestos y concepto e introducir los datos de tu factura.
  5.  En ocasiones las celdas tienen insertadas fórmulas que conviene no borrar y así automáticamente tienes los cálculos realizados.
  6. Puedes hacer comprobaciones con la calculadora.
  7. Una vez repasados los cálculos, ya tienes tu factura en Excel. Eso sí, ten cuidado cuando vayas haciendo facturas sucesivas, ya sabes que las facturas han de ser correlativas en número y fecha.

Si lo necesitas además de este recurso tengo varias plantillas en pack plantillas Excel.

Otros tipos de facturas.

Por otra parte hay otras tipos dentro del tema facturas que es necesario conocer.

Factura Proforma

En ocasiones, por ejemplo en el comercio internacional, el comprador necesita que antes de realizarse la venta se le haga llegar la factura proforma,

Documento que no es más que la propia factura con la indicación de proforma en la misma y cuya misión es que sea utilizado en trámites administrativos. Si está aceptada obliga tanto al comprador como al vendedor.

Factura Rectificativa

Este documento sustituye a una factura inicial cuando se haya dado el caso de que dicha factura inicial no cumpla los requisitos que se establecen en las mismas.

O cuando haya existido un error en el cálculo de las cuotas repercutidas o se hayan producido circunstancias para la modificación de la base imponible.

Su signo será contrario al de la factura emitida a la que rectifica.

Contenido exigido en estas facturas:

Deben constar todos los datos que se explican en el apartado Facturas.

Debe constar en el documento que es una Factura Rectificativa y la causa de la rectificación.

Han de llevar en la numeración una serie específica y diferente de las de las facturas.

Facturas de Abono o Abonos

Este justificante es análogo a lo explicado respecto a la factura rectificativa cuando el cambio en la factura inicial no sea motivado por los indicados en aquel caso.

Factura Electrónica

La facturación electrónica consiste en la transmisión por medios electrónicos de las facturas entre emisor y receptor firmados digitalmente mediante firma electrónica avanzada basada en un certificado digital o electrónico reconocido.

Para ello, entre otros, se usan archivos con extensiones XML que se pueden crear con Excel.

Ya has aprendido Cómo hacer una factura en Excel ahora ponlo en practica, si quieres me puedes enviar tus comentarios al email de la web: hola@excelcontabilidadytic.com.

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