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En este artículo vas a conocer experiencias prácticas sobre la digitalización en contabilidad asesorías, en los despachos profesionales de economistas y en el trabajo de los economistas de empresa, a continuación te voy a contar mi recorrido a lo largo de una década incorporando herramientas tecnológicas a la profesión contable.

digitalización contable
  • Voy a comenzar tratando aspectos acerca de cuáles son los desafíos de la digitalización contable.
  • Seguiré comentando cómo la digitalización ha mejorado la eficiencia en mi trabajo como contable en las empresas que he trabajado.
  • Y lo voy a acompañar de ejemplos concretos de herramientas y tecnologías utilizadas en mi área contable, facturas y fiscal en mi experiencia profesional. También mencionaré casos de uso innovadores y tendencias futuras y amplio la informacion con enlaces a páginas relevantes.

Quiero comentarte primero de la importancia de los grandes desafíos existentes en materia de ciberseguridad, en los que es vital tomar estrategias y medidas para mejorar la protección de la informacion confidencial de los clientes, de terceros y de empresas en general. Enlace a INCIBE, organismo en ayuda del uso seguro del ciberespacio en España.

Finalmente es igualmente importante afrontar los retos culturales y de capacitación que surgen al adoptar la digitalización contable y plantear estrategias para superar la resistencia al cambio y fomentar una cultura digital en la empresa.

Definir digitalizar en el contexto de los despachos y profesión economistas y su importancia

Por digitalizar se entiende el proceso de transformar tareas manuales a menudo repetitivas y tediosas y también los objetos físicos, en tareas y bienes realizados de manera electrónica o informáticamente, desde lo más sencillo como por ejemplo puede ser en vez de hacer una factura con bolígrafo en papel usar Excel.

¿Y que se logra con la digitalización? Pues claramente se logra mejorar los procesos y se aporta valor, con ahorro de costes y aumento de la productividad.

¿Cuáles son las oportunidades y desafíos digitalización contable, asesorías, despachos profesionales y economistas de empresa?:

Implementación Obligatoria de Factura Electrónica: Las empresas y autónomos estarán obligados a implementar la factura electrónica. Aquellas empresas que facturen más de 8 millones de euros anualmente deberán adoptar la factura electrónica dentro de un año a partir de la publicación de la ley, mientras que las demás compañías tendrán dos años para hacerlo​​.

Cambios Legislativos: A nivel normativo en varias legislaciones existentes se potencia el reforzar la digitalización y la lucha contra la morosidad. Esto incluye modificaciones a la Ley de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información, la Ley de Competencia Desleal y la Ley de Contratos del Sector Público, entre otras​​.

Programa Kit Digital: Para facilitar la transición a la facturación electrónica y otras soluciones digitales, se ha dispuesto de ayudas económicas a través del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia, materializado en el programa Kit Digital​​.

Acceso: Muy diferente en las distintas zonas geográficas donde estemos ubicados tanto si hablamos de España como a nivel Europa etc.

Mandar Excel por email

Herramientas y tecnologías clave para aprovechar en la profesión de economista

Algunos ejemplos de digitalizaciones sencillos son el escaneo de documentos, el almacenamiento en la nube y el Software As A Service, SAAS.

Otros ejemplos de digitalización en asesorías, despachos economistas y que personalmente he ido incorporado desde hace ya mas de una década en mi día a día como economista de empresa. Con ello vengo a querer decir que la tecnología esta disponible desde hace ya muchos años y que ahora aún es más fácil y accesible que nunca realizar digitalmente todos estos procesos que ha continuación te comento.

Las voy a ir comentando a medida que las he ido incorporando en el área contable y administración delas empresas en las que he trabajado.

AEAT, Quien no se acuerda de las largas colas los dias de presentación de los modelos trimestrales sobre todo o cualquier gestión en la Agencia Tributaria, esta fue sino la primera, de las primeras en automatizar la presentación de los impuestos y obligaciones tributarias y con la que empezamos a usar los Certificados Digitales.

Registro Mercantil, igual que en el caso anterior también esta institución ha mejorado e incorporado desde tiempo atrás automatización y digitalización del proceso de presentación de cuentas y legalización de libros.

Facilidad uso programas contables, y mejora en disminuir errores. Antes era frecuente que hubiese descuadres y se generaban documentos que no eran correctos, además la exportación no era accesible en muchos de ellos y en otras ocasiones era a formatos poco «amigables» y de difícil uso (por ejemplo los de tipo csv). No permitían automatizaciones como por ejemplo para realizar los cierres o no tenían la posibilidad de crear asientos de tipo predefinidos.

Excel, la hoja de cálculo de Microsoft en mi día a día ha sido ampliamente utilizado, cuadrar cuentas, conciliaciones, cálculos, gráficos, base de datos, análisis con tablas dinámicas, creación de paneles de control,…

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Copias de seguridad, realizadas de manera automática para no olvidar hacerlas y programadas en horas de no actividad para no estar sin actividad durante el proceso.

Facturas compras y gastos, en este caso han sido de gran ayuda los escáneres con tecnología OCR que detectan los conceptos e importes a contabilizar. En un principio yo los llevaba a un Excel y así podía tener una primera informacion organizada ya desde hace tiempo esta tecnología esta unida a muchos de los programas contables y nos realizan los asientos automáticamente.

Contabilizar y automatizar los movimientos de bancos, con el llamado cuaderno 43, C43, esta practica conlleva ahorros de tiempo de un 80% respecto a la practica manual tradicional y disminución de errores a prácticamente 0, evitando frustraciones y quebraderos de cabeza a la hora de realizar la conciliación bancaria. En este post del blog escribí sobre ello hace años si bien esta totalmente vigente: Cuaderno 43 y A3Con contabiliza bancos en 10 minutos.

Unir informáticamente las facturas del programa de facturacion con el de contabilidad de manera que los asientos de ingresos se realizan automáticamente es otra digitalización contable.

Contabilización automatizada de los asientos de Nominas, tanto si los programas contable y laboral son de la misma empresa como si no.

Siguiente nivel en la digitalización contable a poner en practica cuanto antes

Hasta aquí he comentado las tecnologías digitalización contable en particular y profesión economistas en general que son más conocidas, y espero que ya incorporadas todas ellas en nuestra profesión, ahora voy a hablar sobre herramientas a usar en un siguiente nivel si bien te recomiendo que empieces ya a incorporarlas. Yo ya lo he hecho ;).

Analítica de datos con BI, Business Intelligence, tanto en Excel como en el programa gratuito Power BI Desktop, (descarga gratis aquí), hay otros pero son los que yo recomiendo. Y te dejo link para conocer los complementos Excel de BI: Power Query, Power Pivot, Power Map o Mapa 3D.

panel BI

Canva, es una herramienta online de diseño gráfico que he incorporado desde hace tiempo y que me ha ayudado a crear presentaciones, imágenes videos,…

Almacenamiento en la nube, donde se ahorran cantidades importantes en adquisición de equipos para procesos informáticos y se mejora en la accesibilidad y el trabajo en remoto.

Software As A Service, SAAS, actualmente casi todos los programas de gestión empresarial permiten su adquisición a modo de pago por uso, esto ha abaratado los costes y ha incrementado la competencia entre los fabricantes de software contable, laboral, ERPs buscando diferenciarse del resto ampliando funcionalidades y mejorando precios.

Automatización de tareas, con diferentes herramientas como son Make, Zapier, Power Automate de Microsoft. Se crean los llamados flujos que van a desencadenar la realización de tareas a partir de un desencadenador establecido, por ejemplo: cada vez que llegue un email con un adjunto llevar ese archivo automáticamente, sin realizar ningún proceso manual, a una carpeta del ordenador que previamente habremos indicado.

Power Automate primeros pasos.

Uso y creación de apps, aplicaciones, en el ámbito empresarial usando por ejemplo Power Apps (bajo código o «low code» ) que nos ayuden a realizar tareas, un ejemplo de ello crear una app para control gastos de viaje en la empresa, otro la creación de una para el análisis financiero balances.

Power Apps empezar a conocerlo.

AI Builder, herramienta de Inteligencia Artificial de Microsoft que nos permite contabilizar las facturas automáticamente más fácil y rápido que con el método tradicional usando OCRs.

Video: AI Builder en acción para extraer datos de facturas.

Bing, chat GPT, Bard,…. estas IA nos responden ellas mismas: Bing Chat: «Como asistente de chat, puedo ayudarte en tu día a día como contable de varias maneras. Por ejemplo, puedo ayudarte a buscar información relevante sobre contabilidad y finanzas, proporcionar definiciones de términos contables, ayudarte a encontrar recursos útiles para tu trabajo, y mucho más».

Por su parte Bard Chat: «Aquí hay algunas ideas: Puede ayudarte a organizar tu trabajo. Bard Chat puede ayudarte a crear listas de tareas, establecer recordatorios y gestionar tu tiempo. Esto puede ayudarte a ser más eficiente y productivo.
Puede ayudarte a encontrar información. Bard Chat puede acceder a una gran cantidad de información, incluyendo datos financieros, leyes fiscales y normas contables. Esto puede ayudarte a responder a las preguntas de tus clientes y a tomar decisiones informadas.
Puede ayudarte a comunicarte con tus clientes. Bard Chat puede ayudarte a redactar correos electrónicos, cartas y otros documentos. Esto puede ayudarte a ahorrar tiempo y esfuerzo.»

Otros usos Inteligencia Artificial en contabilidad: IA para el control financiero. IA para minimizar errores.

Copilot, (copiloto), asistente virtual de Microsoft con aplicaciones a lo largo de todos los programas integrantes de la suite Microsoft 365 y en muchos más. En la web oficial Microsoft Copilot podemos leer: «Copilot funciona junto con aplicaciones Microsoft 365 populares como Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams y más. Microsoft 365 Copilot brinda asistencia inteligente en tiempo real, lo que permite a los usuarios mejorar su creatividad, productividad y habilidades».

Copilot Microsoft

Blockchain, mas allá de lo más conocido en este tema que son las criptomonedas, con esta tecnología en contabilidad se van a poder registrar operaciones de forma segura y descentralizada, un ejemplo seria tener los activos digitales representando la propiedad de los activos físicos de manera que se pueden registrar y verificar esos activos de manera eficiente y segura. De echo se tiene con el uso de Blockchain la capacidad de poder probar públicamente la veracidad de las transacciones entre las partes, obviando la necesidad de la intervención de un tercero de confianza o registro público. Lectura recomendada a nivel inicial «La tecnología Blockchain y su aplicabilidad en la contabilidad» AECA.

Machine Learning, es una tecnología que permite a las maquinas (ordenadores) aprender y mejorar automáticamente a partir de la experiencia sin ser programadas explícitamente. Ejemplos de tareas a realizar con base en Machine Learning son los siguientes: Analizar grandes cantidades de datos financieros y detectar patrones y tendencias, así es posible identificar oportunidades de ahorro de costes, predecir el flujo de tesorería y mejorar la precisión de los pronósticos financieros.
Va a ayudar a automatizar tareas repetitivas, como la clasificación de facturas y la reconciliación de cuentas. También ayuda detectando patrones de fraude en los datos financieros de esta manera es posible fácilmente identificar transacciones sospechosas y reducir el riesgo de fraude financiero.

AIAAS, Artificial Intelligence As A Service, o lo que es lo mismo Inteligencia Artificial como servicio, con la que las empresas pueden contratar los servicios de inteligencia artificial de terceros para satisfacer sus necesidades de inteligencia artificial y de esta manera no tiene que desarrollar y mantener su propia infraestructura en este ámbito.

RFID, Radio Frequency Identification, etiquetas inteligentes para controlar stocks e inventarios de manera digital ahorrando tiempo, costes y mejorando en los resultados al eliminar prácticamente todos los errores. RFID Preguntas habituales.

RFID

Casos de uso innovadores y tendencias futuras digitalización contable.

digitalización profesión contable

Profesionales contables y también aplica a la mayor parte de las profesiones prestando servicios en relación con la economía de empresa, a continuación algunas recomendaciones sobre a qué puede dedicarse, servicios novedosos a prestar:

  • Análisis financiero
  • Planificación estratégica
  • Asesoramiento proactivo a los clientes
  • Cumplimento normativo
  • Asesoramiento financiero
  • Consultoría
  • Análisis predictivo en base de datos y en tiempo real
  • Ayuda a tomar decisiones a los clientes de la asesoría
  • Planificación fiscal
  • Gestión del riesgo

Estas sugerencias algo más desarrolladas en relación al servicio que podemos prestar economistas de empresa y asesorías incorporando herramientas digitalización contable:

Full service, (mentalidad diferente) «acompañamiento global» a las empresas clientes de la asesoría, este servicio consiste en asumir la totalidad de la gestión, a modo de subcontratistas del puesto y funciones del gerente de las empresas.

Experto en el ámbito digital, organización TIC, herramientas a integrar, formación tecnológica, coaching, ayuda técnica a la transformación digital.

Servicio asesor Ciberseguridad, ayudando a evitar contraseñas flojas, malas practicas, dispositivos externos, uso cuentas personales en el trabajo.

Profesionales en general: consejos adaptarse evolución digital

  • Aprendizaje a lo largo de la vida, muy conocido con el termino en inglés: life long learning
  • Habilidades blandas: Adaptación al cambio, resiliencia, comunicación, pensamiento critico
  • Controlar de hardware y software
  • Ser protagonistas del desarrollo programas de gestión empresa
  • Capaces de generar valor con la nueva informacion disponible
  • Concentraciones empresariales economistas para tener más fuerza

Me gustaría mucho saber sobre tus experiencias en la digitalización contable, para ello escríbeme abajo en Comentarios.

Anexo digitalización contable:

Glosario 100 términos en tecnología digital ECOVA Colegio Economistas Valladolid, Palencia y Zamora.

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Por Yolanda Cuesta

Economista especializada en Contabilidad y formadora en Excel, Power BI y Power FX a todos los niveles. MVP Excel por Microsoft desde 2014 a 2024.

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