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Control en Excel vencimiento facturas a cobrar

Publicada por Yolanda Cuesta en
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Es necesario llevar un Control en Excel vencimiento facturas o con otra herramienta eficiente para estar al día de los cobros en la empresa.
Recientemente he leido el siguiente titular: «Las facturas vencidas e impagadas, una de las razones por las que las pymes no contratan más» 
Así que he pensado en escribir este post para construir una sencilla hoja Excel que nos ayude a mejorar esta situación de los impagos.
Por experiencia sé que las empresas, sobre todo las pymes, están tan enfrascadas en el día a día de sacar adelante su actividad que muchas veces se relega a un segundo plano el control de los cobros.
Y esto es muy peligroso porque es la base de un negocio como leíamos en el titular, si no cobramos por muy exitosos que seamos nuestra empresa no va a triunfar e incluso puede llevarle a situaciones de falta de liquidez peligrosas.
Por suerte con estos recursos que te voy a comentar a continuación podrás fácilmente ponerte al día y crear el habito de controlar los vencimientos de las facturas a cobrar.
Necesitas el libro de facturas emitidas o al menos una serie de datos en un Excel con la fecha emisión factura, cliente, importe y plazo de vencimiento.
Para nuestro ejemplo de este Control en Excel vencimiento facturas vamos a usar estos datos que puedes directamente copiar y pegar en una hoja Excel en blanco.
Este ejercicio esta pensado para un usuario de nivel medio de Excel y vamos a usar funciones lógicas SI y trabajar con fechas y formato condicional.
Nota importante: Recientemente se ha puesto en contacto conmigo un seguidor del blog, Ramiro Hernández, que ha confeccionado este ejercicio con programación VBA en Excel. En este link puedes acceder al contenido que ha decidido compartir generosamente con todos nosotros.

Datos Control en Excel vencimiento facturas a cobrar.

Tenemos los números de factura, la fecha, datos clientes y concepto factura además de la base, el IVA y el total. En las fechas en la fila última he puesto 31/12 a posta, ahora veremos el motivo.

NUM FRA FECHA FACTURA NIF O CIF Nombre y Apellidos o Razón Social CONCEPTO  Base Imponible  IVA  TOTAL
1 02-ene B47859633 aaa aaaa Prestación servicios web mes en curso                2.500,00 €         525,00 €           3.025,00 €
2 08-ene B47859634 bbb bbb Prestación servicios web mes en curso                1.000,00 €         210,00 €           1.210,00 €
3 12-ene B47859635 ccc ccc Prestación servicios copy mes en curso                    600,00 €         126,00 €               726,00 €
4 22-ene B47859636 aaa aaaa Prestación servicios web mes en curso                1.500,00 €         315,00 €           1.815,00 €
5 30-ene B47859637 ccc ccc Prestación servicios RRSS mes en curso                2.000,00 €         420,00 €           2.420,00 €
6 03-feb B47859638 bbb bbb Prestación servicios web mes en curso                2.200,00 €         462,00 €           2.662,00 €
7 06-feb B47859639 ddd ddd Prestación servicios web mes en curso                1.000,00 €         210,00 €           1.210,00 €
8 11-feb B47859640 aaa aaaa Prestación servicios copy mes en curso                    650,00 €         136,50 €               786,50 €
9 25-feb B47859641 bbb bbb Prestación servicios web mes en curso                1.500,00 €         315,00 €           1.815,00 €
10 02-mar B47859642 ccc ccc Prestación servicios RRSS mes en curso                2.000,00 €         420,00 €           2.420,00 €
11 06-mar B47859643 aaa aaaa Prestación servicios web mes en curso                1.000,00 €         210,00 €           1.210,00 €
12 09-mar B47859644 ccc ccc Prestación servicios copy mes en curso                    900,00 €         189,00 €           1.089,00 €
13 15-mar B47859645 bbb bbb Prestación servicios web mes en curso                1.500,00 €         315,00 €           1.815,00 €
14 22-mar B47859646 ddd ddd Prestación servicios RRSS mes en curso                2.000,00 €         420,00 €           2.420,00 €
15 30-mar B47859647 aaa aaaa Prestación servicios web mes en curso                    500,00 €         105,00 €               605,00 €
16 01-abr B47859648 bbb bbb Prestación servicios web mes en curso                1.000,00 €         210,00 €           1.210,00 €
17 09-abr B47859649 ccc ccc Prestación servicios web mes en curso                    900,00 €         189,00 €           1.089,00 €
18 18-abr B47859650 aaa aaaa Prestación servicios RRSS mes en curso                1.500,00 €         315,00 €           1.815,00 €
19 23-abr B47859651 ccc ccc Prestación servicios web mes en curso                2.000,00 €         420,00 €           2.420,00 €
20 31-dic B47859652 bbb bbb Prestación servicios web mes en curso                2.800,00 €         588,00 €           3.388,00 €

Ejercicio Control en Excel vencimiento facturas a cobrar.

Bien pues vamos a empezar añadiendo a los encabezados de la tabla estas 4 celdas: (Un poco más abajo tienes una imagen del Excel).

(Si además necesitas conocer el ranking de tus proveedores te recomiendo leer el Análisis ABC en Excel).

Vencimiento DÍAS Vencimiento FECHA Pendiente de cobro Situación HOY

En la columna Vencimiento DÍAS tenemos que escribir el número de días que tiene de vencimiento cada factura: 30, 10, 0 (si es al contado).

En la siguiente columna Vencimiento FECHA introducimos una fórmula que nos sume la fecha emisión de cada factura con el Vencimiento en Días y así tenemos la fecha de vencimiento.

Esta es la fórmula para las celdas donde yo tengo la información de la primera factura: =B7+I7

Seguimos este Control en Excel vencimiento facturas con Pendiente de cobro.

Pondremos un cero si esta cobrada, lo sabremos mirando los movimientos de bancos y caja, escribiremos =H12 (la primera celda con un importe distinto de 0) para que nos devuelva la cantidad de la factura de esa fila.

Finalmente en Situación HOY.

Voy a usar la siguiente función lógica SI de Excel: (Usando una función SI anidada).

=SI(K7>0;SI(HOY()>J7;»RECLAMAR»;»ESTA EN PLAZO»);»COBRADA»)

En donde estoy diciendo a Excel: (en este caso de la primera factura que la tengo en la fila 7).

SI(K7>0

que si  el importe pendiente cobro es mayor a cero;

SI(HOY()>J7;»RECLAMAR»;»ESTA EN PLAZO»)

SI esto se cumple, que evalué SI se cumple que la fecha de HOY es mayor a la  fecha de vencimiento de la factura ; si esto es verdad… (y por tanto esta vencida y no cobrada) me escriba RECLAMAR; en caso contrario me escriba ESTA EN PLAZO.

El último argumento de la función es:

;»COBRADA«)
En donde le estoy diciendo a Excel que SI el importe de cobro es menor o igual a cero me escriba COBRADA.
Aún es más, voy a establecer un Formato condicional de manera que si aparece la palabra RECLAMAR en la columna    se ponga la celda con formato rojo.

Acciones a llevar a cabo para el cobro.

Y continuo añadiendo a la tabla dos celdas en el encabezado:
ACCIONES SEGUIMIENTO Y OBSERVACIONES
En la primera, en ACCIONES, voy a establecer con la función SI que si en la celda L7 esta escrito RECLAMAR en la celda aparezca el mensaje LLAMAR POR TELÉFONO y ENVIAR EMAIL y en caso contrario que ponga OK.
Por experiencia sé que es mejor dejar constancia por escrito y además si finalmente no cobro del cliente recordar que se puede reclamar el IVA pagado a la Agencia Tributaria. Puedes leer en la web  oficial de la AEAT: Requisitos para recuperar el IVA en el caso de créditos incobrables.
=SI(L7= «RECLAMAR»;»LLAMAR POR TELÉFONO y ENVIAR EMAIL»;»OK»)
En la ultima columna escribiremos las anotaciones correspondientes a los controles llevados a cabo, como si finalmente se cobro o no, se llego a un acuerdo de fraccionamiento del pago, se da por incobrable…
Se pueden añadir más acciones para el Control en Excel vencimiento facturas y también cambiar las fórmulas usando otros razonamientos lógicos, o introducir herramientas más avanzadas de Excel; el que he elegido me parece fácil y rápido para empezar a llevar un control de los cobros cuanto antes.
Bueno pues hasta aquí este post sobre Control en Excel vencimiento facturas si te ha parecido interesante ayúdame a compartirlo a través de las redes sociales
Por último te comento que puedes escribirme a mi email y comentarme sobre todo lo que te interese de Excel, contabilidad y TIC: hola@excelcontabilidadytic.com

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Plural: 4 Comentarios Añadir valoración

  1. cesar dice:
    27/01/2021 a las 14:14

    Buenos días, te agradecería me informaras como puedo conseguir la plantilla reclamar facturas , muchas gracias.

    Responder
    1. Yolanda Cuesta dice:
      28/01/2021 a las 12:08

      Hola, sí ya esta en tu email.Saludos.

      Responder
  2. Mek dice:
    01/11/2019 a las 12:20

    Buenos días,
    He seguido todos tus pasos y me funciona de maravilla, el único pero que encuentro es que si no he rellenado la fila, por defecto me sale COBRADA y quedaría mejor si se quedase la casilla en blanco, sólo que no sé hacerlo.
    Saludos y muchas gracias por tu aporte.

    Responder
    1. Yolanda Cuesta dice:
      12/11/2019 a las 11:14

      Hola, me alegra te sea de utilidad.
      Y gracias por comentar.
      Mira esta es la solución más rápida que se me ha ocurrido.

      =SI(K7>0;SI(HOY()>J7;»RECLAMAR»;»ESTA EN PLAZO»);SI(ESBLANCO(H7);»VACIA»;»COBRADA»))

      Usar en el segundo argumento de la primera función SI otra SI con la función ESBLANCO
      Espero que te sea de ayuda y por favor comentanoslo en la web.
      Saludos cordiales.

      Responder

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