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Control en Excel vencimiento facturas a cobrar

reclamar-facturas
Es necesario llevar un Control en Excel vencimiento facturas o con otra herramienta eficiente para estar al día de los cobros en la empresa.
Recientemente he leido el siguiente titular: «Las facturas vencidas e impagadas, una de las razones por las que las pymes no contratan más» 
Así que he pensado en escribir este post para construir una sencilla hoja Excel que nos ayude a mejorar esta situación de los impagos.
Por experiencia sé que las empresas, sobre todo las pymes, están tan enfrascadas en el día a día de sacar adelante su actividad que muchas veces se relega a un segundo plano el control de los cobros.
Y esto es muy peligroso porque es la base de un negocio como leíamos en el titular, si no cobramos por muy exitosos que seamos nuestra empresa no va a triunfar e incluso puede llevarle a situaciones de falta de liquidez peligrosas.
Por suerte con estos recursos que te voy a comentar a continuación podrás fácilmente ponerte al día y crear el habito de controlar los vencimientos de las facturas a cobrar.
Necesitas el libro de facturas emitidas o al menos una serie de datos en un Excel con la fecha emisión factura, cliente, importe y plazo de vencimiento.
Para nuestro ejemplo vamos a usar estos datos que puedes directamente copiar y pegar en una hoja Excel en blanco.
Este ejercicio esta pensado para un usuario de nivel medio de Excel y vamos a usar funciones lógicas SI y trabajar con fechas y formato condicional.
Nota importante: Recientemente se ha puesto en contacto conmigo un seguidor del blog, Ramiro Hernandez, que ha confeccionado este ejercicio con programación VBA en Excel. En este link puedes acceder al contenido que ha decidido compartir generosamente con todos nosotros.

Datos Control en Excel vencimiento facturas a cobrar.

Tenemos los números de factura, la fecha, datos clientes y concepto factura además de la base, el IVA y el total. En las fechas en la fila última he puesto 31/12 a posta, ahora veremos el motivo.

NUM FRAFECHA FACTURANIF O CIFNombre y Apellidos o Razón SocialCONCEPTO Base Imponible IVA TOTAL
102-eneB47859633aaa aaaaPrestación servicios web mes en curso               2.500,00 €        525,00 €          3.025,00 €
208-eneB47859634bbb bbbPrestación servicios web mes en curso               1.000,00 €        210,00 €          1.210,00 €
312-eneB47859635ccc cccPrestación servicios copy mes en curso                   600,00 €        126,00 €              726,00 €
422-eneB47859636aaa aaaaPrestación servicios web mes en curso               1.500,00 €        315,00 €          1.815,00 €
530-eneB47859637ccc cccPrestación servicios RRSS mes en curso               2.000,00 €        420,00 €          2.420,00 €
603-febB47859638bbb bbbPrestación servicios web mes en curso               2.200,00 €        462,00 €          2.662,00 €
706-febB47859639ddd dddPrestación servicios web mes en curso               1.000,00 €        210,00 €          1.210,00 €
811-febB47859640aaa aaaaPrestación servicios copy mes en curso                   650,00 €        136,50 €              786,50 €
925-febB47859641bbb bbbPrestación servicios web mes en curso               1.500,00 €        315,00 €          1.815,00 €
1002-marB47859642ccc cccPrestación servicios RRSS mes en curso               2.000,00 €        420,00 €          2.420,00 €
1106-marB47859643aaa aaaaPrestación servicios web mes en curso               1.000,00 €        210,00 €          1.210,00 €
1209-marB47859644ccc cccPrestación servicios copy mes en curso                   900,00 €        189,00 €          1.089,00 €
1315-marB47859645bbb bbbPrestación servicios web mes en curso               1.500,00 €        315,00 €          1.815,00 €
1422-marB47859646ddd dddPrestación servicios RRSS mes en curso               2.000,00 €        420,00 €          2.420,00 €
1530-marB47859647aaa aaaaPrestación servicios web mes en curso                   500,00 €        105,00 €              605,00 €
1601-abrB47859648bbb bbbPrestación servicios web mes en curso               1.000,00 €        210,00 €          1.210,00 €
1709-abrB47859649ccc cccPrestación servicios web mes en curso                   900,00 €        189,00 €          1.089,00 €
1818-abrB47859650aaa aaaaPrestación servicios RRSS mes en curso               1.500,00 €        315,00 €          1.815,00 €
1923-abrB47859651ccc cccPrestación servicios web mes en curso               2.000,00 €        420,00 €          2.420,00 €
2031-dicB47859652bbb bbbPrestación servicios web mes en curso               2.800,00 €        588,00 €          3.388,00 €

Ejercicio Control en Excel vencimiento facturas a cobrar.

Bien pues vamos a empezar añadiendo a los encabezados de la tabla estas 4 celdas: (Un poco más abajo tienes una imagen del Excel).

(Si además necesitas conocer el ranking de tus proveedores te recomiendo leer el Análisis ABC en Excel).

Vencimiento DÍASVencimiento FECHAPendiente de cobroSituación HOY

En la columna Vencimiento DÍAS tenemos que escribir el número de días que tiene de vencimiento cada factura: 30, 10, 0 (si es al contado).

En la siguiente columna Vencimiento FECHA introducimos una fórmula que nos sume la fecha emisión de cada factura con el Vencimiento en Días y así tenemos la fecha de vencimiento.

Esta es la fórmula para las celdas donde yo tengo la información de la primera factura: =B7+I7

Seguimos con Pendiente de cobro.

Pondremos un cero si esta cobrada, lo sabremos mirando los movimientos de bancos y caja, escribiremos =H12 (la primera celda con un importe distinto de 0) para que nos devuelva la cantidad de la factura de esa fila.

Finalmente en Situación HOY.

Voy a usar la siguiente función lógica SI de Excel: (Usando una función SI anidada).

=SI(K7>0;SI(HOY()>J7;»RECLAMAR»;»ESTA EN PLAZO»);»COBRADA»)

En donde estoy diciendo a Excel: (en este caso de la primera factura que la tengo en la fila 7).

SI(K7>0

que si  el importe pendiente cobro es mayor a cero;

SI(HOY()>J7;»RECLAMAR»;»ESTA EN PLAZO»)

SI esto se cumple, que evalué SI se cumple que la fecha de HOY es mayor a la  fecha de vencimiento de la factura ; si esto es verdad… (y por tanto esta vencida y no cobrada) me escriba RECLAMAR; en caso contrario me escriba ESTA EN PLAZO.

El último argumento de la función es:

;»COBRADA«)
En donde le estoy diciendo a Excel que SI el importe de cobro es menor o igual a cero me escriba COBRADA.
Aún es más, voy a establecer un Formato condicional de manera que si aparece la palabra RECLAMAR en la columna    se ponga la celda con formato rojo.
Control en Excel vencimiento facturas

Acciones a llevar a cabo para el cobro.

Y continuo añadiendo a la tabla dos celdas en el encabezado:
ACCIONESSEGUIMIENTO Y OBSERVACIONES
En la primera, en ACCIONES, voy a establecer con la función SI que si en la celda L7 esta escrito RECLAMAR en la celda aparezca el mensaje LLAMAR POR TELÉFONO y ENVIAR EMAIL y en caso contrario que ponga OK.
Por experiencia sé que es mejor dejar constancia por escrito y además si finalmente no cobro del cliente recordar que se puede reclamar el IVA pagado a la Agencia Tributaria. Puedes leer en la web  oficial de la AEAT: Requisitos para recuperar el IVA en el caso de créditos incobrables.
=SI(L7= «RECLAMAR»;»LLAMAR POR TELÉFONO y ENVIAR EMAIL»;»OK»)
En la ultima columna escribiremos las anotaciones correspondientes a los controles llevados a cabo, como si finalmente se cobro o no, se llego a un acuerdo de fraccionamiento del pago, se da por incobrable…
Se pueden añadir más acciones y también cambiar las fórmulas usando otros razonamientos lógicos, o introducir herramientas más avanzadas de Excel; el que he elegido me parece fácil y rápido para empezar a llevar un control de los cobros cuanto antes.
Bueno pues hasta aquí este post sobre Control en Excel vencimiento facturas si te ha parecido interesante ayudame a compartirlo a través de las redes sociales
Por último te comento que puedes escribirme a mi email y comentarme sobre todo lo que te interese de Excel, contabilidad y TIC: hola@excelcontabilidadytic.com

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2 Comments to “Control en Excel vencimiento facturas a cobrar”

  1. Mekdice:Responder
    01/11/2019 at 12:20

    Buenos días,
    He seguido todos tus pasos y me funciona de maravilla, el único pero que encuentro es que si no he rellenado la fila, por defecto me sale COBRADA y quedaría mejor si se quedase la casilla en blanco, sólo que no sé hacerlo.
    Saludos y muchas gracias por tu aporte.

    1. Yolanda Cuestadice:Responder
      12/11/2019 at 11:14

      Hola, me alegra te sea de utilidad.
      Y gracias por comentar.
      Mira esta es la solución más rápida que se me ha ocurrido.

      =SI(K7>0;SI(HOY()>J7;»RECLAMAR»;»ESTA EN PLAZO»);SI(ESBLANCO(H7);»VACIA»;»COBRADA»))

      Usar en el segundo argumento de la primera función SI otra SI con la función ESBLANCO
      Espero que te sea de ayuda y por favor comentanoslo en la web.
      Saludos cordiales.

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