Formato Condicional en Excel hojas de cálculo

En Excel tienes la posibilidad de establecer formatos diferentes en función de unas condiciones u otras, ademas es muy sencillo de realizar y de gran ayuda cuando estamos trabajando con datos.

Nota nivel avanzado: Al final del post te comento sobre aplicar formato condicional a toda una fila en Excel.

Formato Condicional Reglas de celdas.

Establece que formato han de tener las celdas como Formato Condicional en Excel en función de si unos valores se cumplan o no.

Para un nivel inicial de este tema de formato en Excel te recomiendo leer: Establecer formato en Excel.

Resaltar reglas de celdas Formato Condicional en Excel:

• Es mayor que…
• Es menor que…
• Entre…
• Es igual a…
• Texto contiene…
• Una fecha…
• Duplicar valores…
• Más reglas…

Con las que tras seleccionar un conjunto de celdas a las que quieras aplicar formato.

Aquí puedes ampliar en el tema formato de los números en Excel.

Puedes realizar las acciones siguientes:

Es mayor que…:

Haz clic sobre esta  opción y se abre una nueva ventana.

Has de indicar en el rectángulo blanco el valor de referencia para dar formato a las celdas mayores a dicho valor,

A continuación en el siguiente rectángulo se especifica el formato que viene dado por defecto en Excel, pero puedes desplegar en el triángulo negro y optar por otras posibilidades.

Ejemplo:

Dar formato condicional a las celdas que superen el valor 100, te colorea todas las celdas seleccionadas con importe mayor a 100.

Es menor que…:

Análogamente a la opción anterior si bien para resaltar las celdas cuyos valores sean menores al especificado.

Ejemplo: dar formato condicional a las celdas que sean inferiores al valor 100, te coloreara todas las celdas seleccionadas con importe menor a 100.

Entre…:

En este caso al elegir esta opción la ventana que se abre nos muestra dos rectángulos blancos en los que escribir los dos valores entre los que quieres que se encuentren los valores a dar formato.

Ejemplo: Dar formato a las celdas que se encuentren entre los valores 100 y 200, te da formato a todas las casillas que tengan valores comprendidos entre ambos valores.

Es igual a…:

En este caso el formato se aplica a las celdas que coinciden exactamente con el valor indicado.

Texto contiene…: Análogamente en relación a datos de texto.

Una fecha…: No se trata de una fecha concreta sino de una serie de valores predefinidos, como Ayer, Hoy, Mañana,…Despliega en el triángulo negro para verlas todas.

Duplicar valores…: Encuentra valores duplicados en las celdas seleccionadas y les aplica el formato que se establezca.

Más reglas…: Permite introducir nuevas reglas de formato de forma específica.

Reglas superiores e inferiores Formato Condicional en Excel: 

• 10 superiores
• 10% de valores superiores
• 10 inferiores
• 10% de valores inferiores
• Por encima del promedio
• Por debajo del promedio

• Más reglas…

 Por su propia descripción ves lo que aplica para generar el formato.

Más reglas…: Permite introducir nuevas reglas de formato de forma específica.

Reglas superiores e inferiores:

Siguiendo con los datos del ejercicio anterior, yo he realizado la condición de que me muestre y el resultado es la celda con el dato 200 aparece en color de fuente y fondo diferente.

Formato Condicional Color e iconos.

Esta herramienta Excel es de las más rápidas y visuales para trabajar con datos en este tema de Formato Condicional en Excel.

Simplemente selecciona un rango de datos y pulsa en la pestaña de Inicio en el triángulo negro al lado de donde pone Formato condicional y luego en una de las siguientes opciones:

• Barra de datos: se te mostrará con un mayor tono o intensidad de color aquellos valores cuyo importe sea superior.
• Escalas de color: similar con diferentes colores y reglas según valores cuyo importe sea superior.
• Conjunto de iconos: Semáforo, tics de verificación, flechas, banderas…

Practica con los mismos datos de antes:

Ventas 

500

200

1000

800

1000

Para empezar selecciona los números y seguidamente haz clic siguiendo la ruta que te he dicho arriba.

Con la previsualización si te detienes en cada una de las opciones puedes ver cómo va quedando.

Por ejemplo yo he elegido las flechas de Conjunto de iconos, como puedes ver en la imagen:

A partir de aquí de las 15 maneras en Excel para el análisis de datos, están son de nivel algo más avanzado.

Conoce Formato Condicional Crear Reglas nuevas.

Además de todo lo visto en los puntos anteriores del Formato Condicional en Excel, aquí vas a poder crear tus propias reglas de formatos. y te sirve para crear: Aplicar formato condicional a toda una fila en Excel.

Por lo tanto los pasos para aplicar formatos condicionales personalizados:

1.- Seleccionar las celdas a las que se quiere dar formato.

2.- Pinchar en el menú Inicio, en el grupo de trabajo Estilos, en el icono donde pone Formato condicional.

Administrar reglas – Nueva regla – Aplicar formato únicamente a las celdas que  contengan – Editar una descripción de regla.

Así que aparecerá una ventana donde se establece la condición y aplicar el Formato Condicional en Excel deseado:

• En el primer apartado, elije Valor de la celda.
• En el segundo, marca la opción que desees realizar respecto a la condición (mayor que, menor que, igual a, etc. Fíjate que cambia la pantalla en función de la condición que escojas).
• En el tercer apartado, escribe la palabra para cumplir la condición.
• Así ya tienes especificada la condición.
• Ahora debes indicar qué formato tendrán las celdas que cumplan con dicha condición.
• Haz clic en el botón Formato…, en el cuadro de diálogo que se abre, clic en las opciones que se necesitan.
• Luego pulsa en Aceptar para volver al cuadro de Formato condicional.
• Para especificar dos condiciones más, oprima Agregar; repita los pasos.
• Con un clic en Aceptar, terminará la especificación del formato.

Para concluir sobre el Formato Condicional en Excel decirte que estaré encantada de leer tus comentarios al pie de este post, sobre este tema y otros relacionados con la web Excel, contabilidad y TIC.

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