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Técnicas para optimizar grandes hojas de cálculo Excel

Autor: Álvaro Marín

Es para mí un auténtico placer colaborar con el blog de Yolanda, y hablar en Excel, Contabilidad y TIC de acelerar hojas de cálculo Excel.
Todavía más para un creador novel, que llevo poco tiempo divulgando trucos de Excel y Yolanda ha sido uno de los referentes en mi formación y conocimiento.

Comienzo, por tanto, agradeciéndole esta oportunidad de aportar un pequeño grano de arena y darme voz en su casa.

Mi nombre es Álvaro Marín y he creado el canal divulgativo sobre Excel, excelconalvaro. Estoy acostumbrado al formato de vídeo y llevo varios años subiendo este tipo de contenido a redes sociales.

acelerar hojas de cálculo Excel

Esto tiene muchas ventajas, pero también alguna desventaja; cuando tengo que tratar temas que requieren de más tiempo de explicación, es para mí muy difícil condensarlo, pero gracias a esta ocasión vamos a hablar largo y tendido sobre cómo optimizar el rendimiento cuando trabajamos con
grandes libros de Excel, como ocurre en muchas empresas o procedimientos.

Bajo mi punto de vista y experiencia se me ocurren varias áreas de acción para “aligerar” el funcionamiento de una hoja de cálculo extensa, con muchas fórmulas y datos. Por supuesto que estas no son todas las técnicas que pueden existir; son algunas de las que conozco y he podido aplicar satisfactoriamente a mis proyectos para acelerar hojas de cálculo Excel.

Simplificar las fórmulas y acelerar hojas de cálculo Excel

Cuando anidamos y concatenamos diferentes fórmulas estamos lastrando el cálculo del programa. Por supuesto que esto en un número limitado de celdas es casi imperceptible, pero cuando nos vamos a cientos de miles de celdas, Excel comienza a ralentizarse.
Una estrategia para simplificar tus fórmulas es descomponerlas en componentes más pequeños y manejables. En lugar de crear una “megafórmula” que realice múltiples operaciones a la vez, considera dividirla en fórmulas más pequeñas repartidas en varias celdas.

Esta técnica no solo hace que tus hojas de cálculo sean más fáciles de leer y mantener, sino que también puede mejorar el rendimiento al reducir la complejidad de los cálculos que Excel necesita realizar.
Además, el uso de funciones avanzadas que están diseñadas para trabajar con matrices y grandes conjuntos de datos, como SUMAR.SI.CONJUNTO() o CONTAR.SI.CONJUNTO(), puede ser una forma más eficiente de realizar cálculos complejos en comparación con múltiples fórmulas SUMAR.SI() o CONTAR.SI()
separadas. Estas funciones avanzadas están optimizadas para manejar grandes volúmenes de datos de manera más eficiente, reduciendo así la carga sobre el motor de cálculo de Excel.

Limitar el uso de fórmulas volátiles

Cuando trabajamos en Excel, a menudo recurrimos a fórmulas que se actualizan automáticamente cada vez que hay un cambio en la hoja de cálculo. Estas fórmulas son conocidas como «volátiles» y ejemplos comunes incluyen HOY(), AHORA(), INDIRECTO(), y DESREF(). A primera vista, ofrecen una gran utilidad al proporcionar datos actualizados en tiempo real.

Sin embargo, este constante recálculo tiene un precio: la ralentización del rendimiento de nuestras hojas de cálculo, especialmente a medida que su tamaño y complejidad aumentan.

Para limitar este problema, es recomendable limitar el uso de este tipo de fórmulas.

Esto no significa que debas evitarlas por completo, sino usarlas de forma inteligente.

Por ejemplo, si necesitas la fecha actual en tu documento, en lugar de utilizar HOY() en múltiples lugares y celdas, puedes colocarla en una celda y referenciar esa celda en el resto de tu hoja. De esta manera, reduces el número de recálculos necesarios.

Limitar las referencias a rangos de datos

Las referencias a rangos enteros y completos, como =SUMA(A:A), pueden ser particularmente caras en términos de procesamiento. El motivo es que Excel trabaja sobre todas las filas que es capaz de procesar, independientemente de cuántas celdas estén realmente en uso. En la práctica, esto significa que Excel evalúa y recalcula una cantidad masiva de celdas innecesarias cada vez que realiza un cálculo.
La alternativa, y la práctica que te recomiendo, es utilizar referencias de celda que sean lo más específicas posible. Por ejemplo, si tus datos solo se extienden desde la fila 1 hasta la fila 1000, una fórmula como =SUMA(A1:A1000) será mucho más eficiente. Si te quieres asegurar de que después posiblemente incorpores nuevos datos, puedes sumar 2000 o 3000 filas más a ese rango. Aunque parezca mucho, todavía es mucho más óptimo.

Al limitar el rango de cálculo a las celdas que realmente contienen datos, reduces significativamente la carga de trabajo para el programa.

Limitar el uso de formato condicional

El formato condicional es una de las herramientas más usadas, no hay duda. Es capaz de transformar hojas de cálculo llenas de datos con poca personalidad en informes visuales fáciles de interpretar. Sin embargo, su uso excesivo o ineficiente puede tener un impacto negativo considerable en el rendimiento y por ello no permite acelerar hojas de cálculo Excel.

Reconocimiento de Voz

Cada regla de formato condicional que aplicas en Excel requiere que el programa realice cálculos adicionales para determinar cuándo y cómo aplicar el formato específico. En hojas de cálculo pequeñas, este proceso adicional no es un problema.
Pero en documentos grandes, con miles de celdas sujetas a múltiples reglas de formato condicional, el impacto en el rendimiento puede ser significativo.
Te recomiendo que apliques los criterios más simples posibles, que limites los rangos en los que se aplica y, si has ido concatenando diferentes reglas, que puedas consolidarlas en una sola, eliminando aquellas que visualmente no están actuando.

Limitar los vínculos entre diferentes ficheros

Por supuesto que enlazar ficheros es algo productivo y útil, pero cuando la dimensión de los datos traspasados es grande, comenzamos a ver problemas en la eficacia del programa. Esto se acentúa especialmente si los archivos vinculados son grandes, están almacenados en ubicaciones de red lentas o incluso no están accesibles en el momento de la actualización.
Te recomiendo que consolides los datos en una menor cantidad de hojas, que puedas llevarte lo máximo posible al mismo fichero y que revises la ubicación y los vínculos frecuentemente, por si alguno de ellos está desactualizado o crees que puede no ser necesario.

Desactivar el cálculo automático

Por defecto conocemos el cálculo automático en Excel; cada vez que haces un cambio, todo se recalcula y es una de las mejores armas del programa.

Sin embargo, cuando trabajamos con grandes ficheros y grandes cantidades de datos, puede ser
que necesitemos o sea aconsejable desactivar esta funcionalidad, con el objetivo de
ser más operativos y rápidos en nuestro trabajo.
Esto se hace desde la pestaña «Fórmulas» en la cinta de opciones, seleccionando «Opciones de cálculo» y luego «Manual». Con esta configuración, Excel solo recalculará las fórmulas cuando lo solicites explícitamente, dándote control total sobre el momento del recálculo y ayudando a evitar retrasos innecesarios.
Si necesitas actualizar tu información, puedes recalcular fórmulas presionando F9 y no tendrás ningún problema, habrás ahorrado mucha capacidad de procesamiento hasta ese instante.
Cuando termines tu trabajo en esas fórmulas, puedes volver a activar el cálculo automático siguiendo el proceso que te contaba al inicio.

Hasta aquí mi aportación al blog de Yolanda con acelerar hojas de cálculo Excel, a la que agradezco, una vez más, su oportunidad.
Por supuesto que hay muchas más formas de aligerar y optimizar grandes hojas de cálculo, pero aquí te he traído algunas de las que me parecen más útiles y prácticas según mi criterio.

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Por Yolanda Cuesta

Economista especializada en Contabilidad y formadora en Excel, Power BI y Power FX a todos los niveles. MVP Excel por Microsoft desde 2014 a 2024.

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