¿Cómo filtrar datos Excel de manera fácil? Para filtrar datos Excel has…
Contenidos del post:
Quitar Información personal en Excel y los datos ocultos es fácil y te evitara algún que otro uso no deseado de dicha información.
Hemos visto en otros artículos la importancia de mantener la confidencialidad de las hojas de cálculo Excel a la hora de compartirlas con otros usuarios.
Puedes leer sobre ello en los siguientes artículos de este site: Proteger fórmulas y también en: Marcar Excel como sólo lectura.
Pero aun hay más, antes de empezar a compartir tus hojas electrónicas has de repasar los datos ocultos y la información personal que puede estar guardada en la misma o en sus propiedades.
Quizá no se vea al abrir la hoja electrónica, pero sí que esta y terceras personas pueden llegar a verla e incluso llegar a recuperarla si previamente no la quitas.
Para realizar esta acción, tanto en Excel como en otros programas de Office como Word o PowerPoint, existe la herramienta denominada Inspector de documentos.
Este te sirve tanto para buscar dicha información como para quitarla.
Antes de nada vas a conocer los datos ocultos o información personal que esta almacenada en los archivos Excel.
Datos ocultos en Excel
- Comentarios, revisión de los cambios realizados, versiones
- Nombre usuario
- Anotaciones manuscritas
- Propiedades del archivo con información personal
- Información del tipo de contenido
- Información de las rutas de acceso a la impresora y a los archivos para la publicación en páginas web
- Encabezados y pie de página
- Filas, columnas e incluso hojas de cálculo ocultas
- Contenido invisible
- Propiedades del servidor
- Listas de distribución
- Datos XML personales
Realizar la búsqueda de los datos ocultos y la información personal y proceder a quitarlos.
Inspector de documento y Quitar Información personal en Excel
Para ello usarás el Inspector de documento de Excel.
Los pasos a seguir y así Quitar Información personal en Excel son los que a continuación se explican:
- Abre un archivo de Excel con datos.
- Ese archivo lo vas a revisar para ver los datos ocultos y la información personal a fin de mantenerla o eliminarla, pero antes vas a hacer una copia del mismo.
- Pulsa en el Botón Office.
- Haz clic en el botón Guardar como.
- Elige una ubicación para la copia del archivo.
- Escribe en el rectángulo blanco un nombre como por ejemplo copia del nombre del archivo, para realizar los posibles cambios sobre una hoja electrónica diferente de la original.
- Situado en la copia, pulsa otra vez en Botón Office, luego pulsa en Preparar y después haz clic en Inspeccionar documento.
- Se abre una nueva ventana llamada Inspector de documento.
- En la parte central de la misma vendrán marcadas las áreas a inspeccionar, puedes dejarlas todas marcadas o puedes activar o desactivar las casillas pulsando sobre el cuadrado blanco.
- Te recomiendo dejes todas activadas.
- Haz clic en el botón Inspeccionar que aparece abajo en la parte derecha.
- Lee atentamente los resultados de la inspección.
- Donde no exista información oculta ni información personal así te lo indicara.
- En los apartadas donde sí exista información oculta o personal además de comunicártelo te da la opción para quitarlo.
- Procede con precaución porque no en todas las acciones pueden ser realizados los cambios que permiten los comandos Excel de Rehacer y Deshacer.
- Pulsa el botón Quitar todo en el área que exista.
- Una vez realizado el borrado de información ya puedes compartir el archivo con total seguridad de que no envías datos que no deseas.
- Pulsa Cerrar.
- Envía por correo electrónico o comparte en red el documento.
Consejo: puedes cambiar el nombre para que no aparezca la palabra copia en el mismo.
Además en la web oficioal de Microsoft puedes leer sobre ello en: Quitar datos ocultos e información personal mediante la inspección de documentos, presentaciones o libros.
Finalmente si quieres comentar tus experiencias y conocimientos de lo que hemos hablado en este post sobre Quitar Información personal en Excel:
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