Presupuestos en Excel DIY

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Puedes crear tus presupuestos en Excel tu mismo a modo DIY con estas herramientas que te voy a explicar del programa de hojas de cálculo.
En concreto vamos a usar las listas desplegables personalizadas, después usaremos la validación de datos, de manera que nos permita elegir fácilmente elementos de la lista y por último con la función BUSCARV vamos a obtener los valores específicos de la tabla de datos y haremos ya los Presupuestos en Excel.
Primero vamos a conocer qué es un presupuesto y por qué es imprescindible en nuestro negocio.

Después te comento las herramientas de la hoja de cálculo para crear tus presupuestos en Excel y al final del post te comento sobre el archivo que puedes solicitar con el ejemplo.

Definición de presupuesto

El presupuesto es un documento en el que previamente a la realización del pedido la empresa proveedora manda un presupuesto a la empresa compradora.
En este documento se ha de registrar los datos acerca de las condiciones económicas de las mercancías, bien o servicio en venta.
Partiremos de un listado previo que vamos a personalizar y que tendrá su coste y su IVA y unas características, a partir de ahí confeccionaremos para el cliente el documento en el que expresaremos cuánto le va a costar su compra.
Es imprescindible realizar presupuestos porque de esta manera vamos a trabajar de forma ordenada y vamos a usar Excel para hacer estos documentos para qué podamos trabajar de la manera más automática y eficiente posible.

Te sugiero ver mi post sobre documentos en la empresa para conocer más sobre otro tipo de recursos.


Pasos para crear presupuestos en Excel

  • Listas desplegables
  • Validación datos
  • Función BUSCARV


Partimos del siguiente ejemplo, donde tenemos una serie de artículos que vendemos con su precio e importe de IVA.

Excel listas desplegables Presupuestos en Excel.


En Excel, tienes la posibilidad de crear tus propias listas desplegables. En concreto vas a crear listas desplegables personalizadas.

Pues bien vas a ir un paso más allá y vas a aprender a crear una lista para asignarle una validación de los datos de la misma y con ello hacer que se muestre un desplegable en la celda para que el usuario solo pueda introducir los datos que aparecen en la lista.
Ejemplo:
Un ejemplo, imagina que los usuarios de una hoja de cálculo tienen que elegir e introducir muchas veces los nombres de los productos que se venden en una tienda.
Entonces en vez de estar escribiéndolos, puedes simplemente crear una lista desplegable con validación de datos, harían clic en el triángulo negro que aparecerá en la parte derecha de la celda y se mostrar la lista, solamente tendrás que situar el cursor del ratón sobre el dato a introducir y listo.
Otro ejemplo podría ser las diferentes sucursales de la empresa, imagina que existen las siguientes:
• Norte
• Sur
• Este
• Oeste
• Centro


Pasos en Excel listas desplegables lo primero:

  1. Abre una hoja de Excel y a continuación sitúate en por ejemplo en la celda A1.
  2. Después escribe las diferentes sucursales que te he comentado arriba.
  3. De manera que en A1 escribe el primer dato de la lista: Norte, en A2 escribe la palabra Sur y así sucesivamente con el resto de los datos.
  4. A continuación, selecciona todas las celdas con datos.
  5. Haz clic con el botón derecho del ratón y entre las opciones que aparece, haz clic en Definir nombre.
  6. En el cuadro nombre, escribe la palabra Sucursales e después haz clic en Aceptar.
  7. El nombre no puede contener espacios vacíos, si lo necesitas pulsa el guion bajo para separar palabras.
  8. A continuación, haz clic en la celda de la hoja de este en donde quieras que aparezca la lista desplegable.
  9. Después pulsa en la pestaña Datos en Validación de datos, dentro de configuración en la opción permitir haz clic en lista.
  10. Al lado de la palabra origen en el rectángulo escribe el signo igual e inmediatamente sin dejar espacios, escribe el nombre que has dado a la lista desplegable en este caso Sucursales, o sea escribe =Sucursales
  11. Haz clic en la casilla celda con lista desplegable.
  12. Para finalizar si quieres personalizar aún más la validación de datos puedes incluir un mensaje de entrada o también puedes incluir una alerta de error y otras acciones.

Más sobre Excel listas desplegables:

  • A partir de ahora puedes trabajar con Excel listas desplegables en relación a tus Presupuestos en Excel.
  • De manera que basta con situarte en la celda desplegar haciendo Clic con el ratón en el triángulo negro desde la zona derecha de la celda.
  • Así se muestren las opciones de la lista.
  • Si deseas cambiar cosas de la lista desplegable solamente tienes que ir a Agregar o quitar elementos de la lista desplegable, también puedes quitar una lista desplegable.

BUSCARV para crear tus presupuestos en Excel

Dentro de la categoría de las funciones de Excel llamada Búsqueda y Referencia tienes la función BUSCARV vamos a usar esta fórmula para realizar la parte final de tus Presupuestos en Excel.
BUSCARV te permite buscar en una tabla de datos por un determinado concepto, supongamos nombre, y como resultado te va a encontrar y devolver en la celda que especifiques el dato relacionado con dicho nombre que se encuentre en otra de las columnas de la tabla.
Ejemplo: Tienes una tabla de datos con los siguientes conceptos en el encabezado: Nombre, Dirección, Teléfono, Email, usarías BUSCARV para encontrar y tener en otra lista separada de uno o varios de los nombres de dicha lista el email de cada uno de ellos.
En términos más técnicos la función de Excel BUSCARV busca un valor específico en la columna más a la izquierda de una tabla de datos y devuelve el valor en la misma fila de la columna especificada en la función.
Los argumentos que se encuentran en esta función son los siguientes:
BUSCAR V (Valor buscado; matriz; columna; ordenado)
Donde cada uno de los argumentos quiere decir:
Valor buscado: Es el dato que buscas, esta dentro de la primera columna del rango de datos en donde se busca, también llamada matriz de búsqueda.
Matriz: Es el rango de datos donde se encuentra la información, es donde la función va a buscar la información solicitada. Si el texto es equivalente tanto si está escrito en mayúsculas como en minúsculas.
Columna: Es el número de la columna de la matriz desde la cual debe devolverse el valor que coincide. Si pones un 1 la función BUSCARV te devolverá el dato dentro de los correspondientes a la primera columna, si pones 2 corresponderá a la segunda columna, 3 a la tercera y así sucesivamente.
Ordenado: Es un valor lógico que sirve para indicar a la función BUSCARV si quieres un valor exacto o solo aproximado al valor especificado. Lo más común es poner Falso para que así se busque el dato tal cual lo has especificado. Si pones Verdadero o no pones nada la función te buscará un valor aproximado.
Recuerda: En BUSCARV el valor buscado ha de estar siempre a la derecha de la columna de la que inicias la búsqueda.

Por lo tanto con la hoja presupuestos en Excel vamos a escribir las formulas BUSCARV para que nos traiga los datos.

Donde en la columna C tengo la siguiente fórmula concretamente en la celda C4:

=SI(A4=»»;»»;BUSCARV(A4;’Lista productos’!$A$1:$D$10;3;FALSO))

Si has llegado hasta el final es hora de que te pongas manos a la obra y construyas tus Presupuestos en Excel en caso de necesitar el fichero escríbeme para pedírmelo y decirme que te ha parecido este post en comentarios y te lo mando por email.

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Plural: 4 Comentarios Añadir valoración

  1. Francisco dice:

    hola Yolanda. Muchas gracias por compartir. Es muy interesante este post. Sobre todo para la PYME.
    Con listas desplegables y BUSCARV se ahorra mucho trabajo.

    ¿me lo podrías enviar por favor?

    muy agradecido. Saludos

    1. ok lo tienes en tu email, me alegra te sean de utilidad mis post, saludos.

  2. Mariano Martínez dice:

    Buenas tardes Yolanda
    Me ha gustado mucho el post sobre Presupuestos
    Podrías enviarme el fichero?
    Gracias.

    1. Hola Mariano, hecho; no se te olvide en comentarios del post decirme que te ha parecido este archivo. Saludos.

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