Las acciones para limpiar datos Excel son muy fáciles y además existen diferentes opciones en función de lo que estemos necesitando.

En este post te voy a contar 5 formas para hacer limpieza en los datos de una hoja de cálculo para que luego tu lo incorpores a tu trabajo diario.

Función de texto Espacios y limpiar datos Excel

Con esta fórmula dentro de la categoría de funciones de Texto de Excel puedes eliminar todos los espacios o caracteres en blanco entre palabras.

Por ejemplo suponte que tienes en una celda este texto con los espacios que ves:

hola                 hola              hola

Puedes observar la de espacios en blanco que aparecen, esto es error seguro a la hora de trabajar con ellos sobre todo en las tablas dinámicas pues bien usando:  =ESPACIOS(I5) donde en I5 tengo el texto.

Como resultado de la función obtienes:

hola hola hola

Fíjate ahora donde estaban todos los espacios en blanco del medio han desaparecido.

Ir a Celdas en blanco

En primer lugar selecciona la tabla en donde hay alguna celda vacía.

Después pulsa en el botón de Ir a Especial.

Selecciona la opción Celdas en blanco y seguidamente pulsa en Aceptar.

El cursor se detiene en la primera celda sin datos lista para que escribas en ella, por ejemplo algo así como N/A que significa No Aplica.

Después pulsa Intro.

El cursor se va situando en el resto de celdas en blanco, que por cierto se sombrean en gris.

Y puedes ir escribiendo y dando Intro hasta la última celda sin datos.

Puedes ver un ejercicio sobre ello en: Buscar, Reemplazar, Ir a son acciones imprescindibles en Excel.

Dar formato especial a las celdas en blanco, con errores y otras

Desde Inicio en el icono Formato Condicional, pulsa en Nueva Regla.

A continuación en la parte superior verás varias opciones: Sitúate en Aplicar formato únicamente a las celdas que contengan.

Y un poco mas abajo despliega donde pone Valor de la celda.

Tienes entre otras estas  posibilidades:

• Celdas en blanco.
• Sin espacios en blanco.
• Errores.

A continuación aplica Formato y en la hoja aparecerán las celdas que cumplan esa condición con el formato especificado.

Existen muchas otras opciones de Formato Condicional en Excel, lee este post para aprender y practicar con ejercicios: Formato Condicional en Excel hojas de cálculo.

Cambia los caracteres del texto

Función de texto MINUSC: Transforma el texto en minúsculas. MINUSC(texto)

Ejemplo escribe en una celda tu nombre en minúsculas, a continuación con el asistente de funciones elige la función MINUSC selecciona la celda en la que tienes escrito tu nombre y pulsa Aceptar.

Igual para mayúsculas con la función de texto de Excel MAYUSC.

Función de texto NOMPROPIO: En una frase con varias palabras, coloca en mayúsculas cada una de las primeras letras.

Aquí tienes más información de limpiar datos en Excel y otras funciones similares: Fórmulas en Excel nivel intermedio.

Aprende Power Query

Con este complemento de Power BI en Excel puedes realizar las acciones que se denominan con las siglas ETL y con ello limpiar datos Excel

Siglas que significan del inglés Extraer, Transformar y Cargar (Load), creando una consulta partiendo de diferentes fuentes de datos.

Con el editor Query podrás realizar muchas acciones para limpiar datos Excel.

Te explico este y otros recursos BI en: Power BI en Excel: Power Query, Pivot, View, Mapa 3D.

Si quieres comparte en comentarios  si conoces alguna otra acción para limpiar datos Excel que utilices mucho.

Puedes también escribirme directamente a mi email: hola@excelcontabilidadytic.com. 

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