Las acciones para limpiar datos Excel son muy fáciles y además existen diferentes opciones en función de lo que estemos necesitando.
En este post te voy a contar 5 formas para hacer limpieza en los datos de una hoja de cálculo para que luego tu lo incorpores a tu trabajo diario.
Contenidos del post:
Función de texto Espacios y limpiar datos Excel
Con esta fórmula dentro de la categoría de funciones de Texto de Excel puedes eliminar todos los espacios o caracteres en blanco entre palabras.
Por ejemplo suponte que tienes en una celda este texto con los espacios que ves:
hola hola hola
Puedes observar la de espacios en blanco que aparecen, esto es error seguro a la hora de trabajar con ellos sobre todo en las tablas dinámicas pues bien usando: =ESPACIOS(I5) donde en I5 tengo el texto.
Como resultado de la función obtienes:
hola hola hola
Fíjate ahora donde estaban todos los espacios en blanco del medio han desaparecido.
Ir a Celdas en blanco
En primer lugar selecciona la tabla en donde hay alguna celda vacía.
Después pulsa en el botón de Ir a Especial.
Selecciona la opción Celdas en blanco y seguidamente pulsa en Aceptar.
El cursor se detiene en la primera celda sin datos lista para que escribas en ella, por ejemplo algo así como N/A que significa No Aplica.
Después pulsa Intro.
El cursor se va situando en el resto de celdas en blanco, que por cierto se sombrean en gris.
Y puedes ir escribiendo y dando Intro hasta la última celda sin datos.
Puedes ver un ejercicio sobre ello en: Buscar, Reemplazar, Ir a son acciones imprescindibles en Excel.
Dar formato especial a las celdas en blanco, con errores y otras
Desde Inicio en el icono Formato Condicional, pulsa en Nueva Regla.
A continuación en la parte superior verás varias opciones: Sitúate en Aplicar formato únicamente a las celdas que contengan.
Y un poco mas abajo despliega donde pone Valor de la celda.
Tienes entre otras estas posibilidades:
- Celdas en blanco.
- Sin espacios en blanco.
- Errores.
A continuación aplica Formato y en la hoja aparecerán las celdas que cumplan esa condición con el formato especificado.
Existen muchas otras opciones de Formato Condicional en Excel, lee este post para aprender y practicar con ejercicios: Formato Condicional en Excel hojas de cálculo.
Cambia los caracteres del texto
Función de texto MINUSC: Transforma el texto en minúsculas. MINUSC(texto)
Ejemplo escribe en una celda tu nombre en minúsculas, a continuación con el asistente de funciones elige la función MINUSC selecciona la celda en la que tienes escrito tu nombre y pulsa Aceptar.
Igual para mayúsculas con la función de texto de Excel MAYUSC.
Función de texto NOMPROPIO: En una frase con varias palabras, coloca en mayúsculas cada una de las primeras letras.
Aquí tienes más información de limpiar datos en Excel y otras funciones similares: Fórmulas en Excel nivel intermedio.
Aprende Power Query
Con este complemento de Power BI en Excel puedes realizar las acciones que se denominan con las siglas ETL y con ello limpiar datos Excel
Siglas que significan del inglés Extraer, Transformar y Cargar (Load), creando una consulta partiendo de diferentes fuentes de datos.
Con el editor Query podrás realizar muchas acciones para limpiar datos Excel.
Te explico este y otros recursos BI en: Power BI en Excel: Power Query, Pivot, View, Mapa 3D.
Si quieres comparte en comentarios si conoces alguna otra acción para limpiar datos Excel que utilices mucho.
Puedes también escribirme directamente a mi email: hola@excelcontabilidadytic.com.
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