Crear lista desplegable en Excel

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Aprende a Crear una lista desplegable en Excel.

El programa de hojas de cálculo Excel nos permite crear una lista desplegable de manera que esta nos ayude a la introducción de datos.

Así conseguiremos ser más rápidos y evitar errores.

Para realizar una lista desplegable tenemos que usar la opción conocida en el programa como Validación de datos de Excel.

Para trabajar en Excel con bases de datos, es importante conocer sobre Extraer en Excel datos de celdas.

La Validación de datos consiste en fijar unos límites a los datos de una hoja electrónica, bien referidos a una celda, a una fila o columna, o bien en relación a datos de tipo número, texto o fórmula, listas.

Te servirá para evitar introducción de datos erróneos.

Al usar una hoja con Validación de datos mostrará un mensaje de advertencia o incluso no dejará introducir ciertos valores según como la crees.

Volviendo a la lista desplegable te propongo que realices el siguiente ejercicio:

Tienes los siguientes departamentos de la empresa:

  • Gerencia.
  • Recursos Humanos.
  • Calidad.
  • Facturación.
  • Contabilidad.

En una hoja de Excel vas a crear una lista de manera que los usuarios de la misma para introducir los datos simplemente harán clic en la flecha negra de la zona derecha de la celda.

Se desplegarán las diferentes opciones y en vez de escribir que hay que hacer es seleccionar la opción deseada.

Ejemplo de lista desplegable en Excel

Pasos para crear lista desplegable en Excel.

Ahora vas a ver paso a paso cómo lo tienes que hacer:

  1. Abre una hoja de Excel.
  2. Sitúate en A1 y escribe: Gerencia.
  3. Después en A2 y siguientes continúa escribiendo el resto de nombres de departamentos: Recursos Humanos, Calidad, Facturación, Contabilidad.
  4. Selecciona desde A1 a A5 todas las celdas y haz clic con el botón derecho del ratón.
  5. Después haz clic en Definir nombre.
  6. En el rectángulo donde pone Nombre escribe Lista_departamentos (no dejes espacios en blanco)
  7. Ahora sitúate en una celda de la hoja por ejemplo D2.
  8. Haz clic en Datos.
  9. Después en Validación de datos.
  10. En la pestaña Configuración.
  11. Criterio de valoración.
  12. Despliega en donde pone Permitir.
  13. Debajo elegir Lista.
  14. Y en el rectángulo debajo de la palabra origen escribir: =Lista_departamentos que es el nombre que le dimos a nuestra lista.

En las pestañas del cuadro de dialogo puedes elegir poner un Mensaje de entrada (para advertir) y también una Alerta de error.

Con ello ayudas al usuario de la hoja a que entienda los datos a introducir y la manera de hacerlo.

Usar una lista desplegable en Excel.

Una vez creada la lista ya está lista para usarla de forma inmediata.

Para ello nos situamos en la celda D2 y ahora despliega haciendo clic en la flecha negra de la derecha.

Elige la categoría que quieres escribir, sitúate sobre ella y pulsa Intro.

Puedes usar listas desplegables para crear diferentes documentos como por ejemplo: formularios, control de gastos, creación de exámenes y mucho más.

Espero te haya sido de utilidad este artículo sobre crear la lista desplegable en Excel y el ejemplo propuesto.

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