Trabaja en Excel con direcciones de emails.

En este artículo vas a conocer cómo se Trabaja en Excel con direcciones de emails.

En concreto Trabaja en Excel con direcciones de emails:

1. Acciones Combinar correspondencia.
2. Enviar archivos Excel por correo electrónico.
3. Importar a Excel datos de otros programas.
4. Otras herramientas diferentes: Mailrelay.

Aprende ya a realizar combinar correspondencia, combina los poderes de Word y Excel.

En un documento Word Trabaja en Excel con direcciones de emails y así puedes incluir  los datos que tienes en una hoja de cálculo, esto es posible también con datos de Access y de Outlook.

Así a partir de un documento inicial puede hacer crear documentos como cartas, emails, etiquetas, sobres, facturas, recibos, etc. con un texto personal para cada destinatario.

Para conocer más y mejor el programa de hojas de cálculo puedes leer: 10 preguntas rápidas sobre Excel.

Dos son las herramientas fundamentales:

Por un lado:

• Un documento principal de Word que contiene el texto fijo y una serie de campos que irán variando en función del origen de datos que tomes.
• Un origen de datos que tienes en Excel que contiene una lista de registros. Supón por ejemplo: empresa, dirección, persona de contacto,…

Un ejemplo de combinar correspondencia es enviar una carta modelo con una invitación a un evento en tu empresa. Por ejemplo la presentación del nuevo producto.

Tienes más de 100 personas y sus emails, para ello has creado en Word una carta y los datos de los invitados los tienes en Excel.

Lo primero tienes que crear o especificar cuál va a ser el documento principal para luego seleccionar la base de origen de datos en Excel.

Paso a paso combinar correspondencia entre Excel y Word:    

1. Abre en Word un documento nuevo, o abre un documento Word que ya tengas.
2. En Word  2019 a 2007: Correspondencia – Iniciar combinación de correspondencia -Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.
3. A la derecha de la pantalla aparece una ventana llamada Combinar correspondencia.
4. Selecciona  el tipo de documento.
5. Elige entre: Cartas, mensajes de correo electrónico, sobres, etiquetas y lista de direcciones, observa que existe una breve descripción cuando te sitúas en cada una de las opciones, elige Cartas.
6. Pulsa donde pone Siguiente: Inicie el documento.
7. Seleccionar el documento inicial, elige Utilizar el documento actual
8. Escribe el texto de una carta invitando a los clientes a una presentación del lanzamiento de nuestro nuevo producto.
9. Pulsa: Seleccione los destinatarios.
10. En la ventana de la derecha aparecen tres opciones, haz clic en Utilizar una lista existente, te permite otras dos opciones como son Seleccionar los contactos de Outlook o Escribir una lista nueva.
11. Pulsa donde dice Examinar.
12. Busca en la hoja de cálculo de Excel en la que tengas datos de clientes.
13. Haz clic en Aceptar.
14. Los campos de combinación tienen los mismos nombres que los que aparecen en la primera fila de tu hoja de Excel donde tienes los datos de los clientes: empresa, persona de contacto, dirección.
15. Coloca el cursor en la parte de la carta donde quieras reflejar el nombre de la empresa e inserta el campo de combinación en ese punto haciendo clic encima de nombre. Verás que en la carta te aparece Empresa.
16. Análogamente con contacto y dirección.
17. Pon el cursor al final de la palabra de saludo en la carta
18. Inserta el campo persona de contacto para personalizar el documento.
19. En la parte inferior haz clic en Siguiente: Vista previa de las cartas.
20. Puedes desplazarte por cada uno de los destinatarios según su número de orden y visualizar como quedara la carta que enviaras a cada uno de ellos.
21. Pulsa abajo en Siguiente: Complete la combinación.
22. Elige Editar cartas individuales en la parte central de la pantalla,
23. En la ventana que aparece pulsa en Todos y Aceptar.
24. Se abrirá un documento Word con tantas páginas como el número de registros existentes en Excel.
25. Podrás imprimirlo, modificar algo, resaltar alguna característica.
26. Ese documento aparece con el nombre genérico Cartas1 que puedes guardar  así o puedes darle otro nombre.

Enviar archivos Excel por correo electrónico.

Con Excel y otros programas de hojas de cálculo puedes trabajar con direcciones de emails y enviar archivos  por correo electrónico.

A continuación puedes ver como se hace en unos sencillos pasos.

Pasos para enviar archivos creados con Excel:  

• Abre un Excel con datos o en un libro nuevo introduce algunos datos.
• Haz clic en el Botón de Office de Excel, arriba a la izquierda.
• Sitúate con el ratón en el apartado Enviar, al lado te aparecerán dos opciones:

1. Correo electrónico. Envía el archivo Excel a las direcciones de correo electrónico que indiques.
2. Fax de Internet. envía el libro a un fax, si tienes el servicio.

• Haz clic en Correo electrónico.
• Arriba del todo está el nombre del archivo, sino lo escribiste pone Libro1.
• En  Asunto se ha reflejado el título de la hoja de cálculo que estas enviando y en Adjunto aparece el nombre también de la hoja.
• Puedes cambiar el Asunto y escribir alguna otra descripción que identifique mejor el mensaje o dejarlo como esta.
• En el rectángulo blanco  al lado de Para…, escribe la dirección de correo electrónico del destinatario/destinatarios a quien enviar el documento.
• En la parte central de la pantalla está el espacio para escribir el mensaje.
• Escribe al menos un par de frases.
• Por último sitúate con el ratón en el botón Enviar, en la parte izquierda. Haz clic sobre él.
• En segundos el mensaje se envía.

Además puedes enviar varios archivos en un mismo correo, no solo uno.

Para hacerlo pulsa Enviar en los pasos descritos arriba, con otros archivos Excel.

Usa del icono llamado Adjuntar archivo de la pestaña de Inicio del programa de correo  o en  Insertar.

 Importar a Excel datos de otros programas.

Aprende a Importar a  Excel y abrir fácilmente archivos de texto, guardados con extensión txt y con extensión csv, (además de otros formatos).

Mira en You Tube mi vídeo sobre importar datos csv a Excel:

Algunos ejemplos de la aplicación que le puedes dar entre otras importar datos de cuentas de correo o números de teléfono, importar cuadro de existencias generado por el programa de almacén, importar los datos del programa de contabilidad cuando este no te los da en Excel.

Otra aplicación que los usuarios de Excel también suelen encontrar muy útil la puedes leer en: Cómo importar de Excel a Excel te evitará problemas. Conexiones del libro.

Pasos a seguir para importar a Excel datos de archivos con formato txt:

• Abre Excel.
• Pulsa en Archivo y luego en Abrir.
• En   donde pone Nombre de Archivo:, busca dónde tienes el archivo que quieres pasar a Excel.
• Para ello has de seleccionar en Tipo de archivo: Todos los archivos o Archivos de texto.
• Abrir.
• Aparece el Asistente para importar texto.

3 pasos y Trabaja en Excel con direcciones de emails

1.-Tipo de los datos.

Lo primero que te pide es que indiques el Tipo de los datos originales:

• Delimitados, los datos del archivo de texto están separados por tabuladores o por comas.

• De ancho fijo, en este caso los datos están separados solo por espacios.

En principio esta opción se deja por defecto la que trae Excel.

En la parte central de la ventana puedes ver:

Comenzar a importar en la fila:

 Por defecto se empieza importando desde la fila 1.

Para que los datos se empiecen a importar desde otra fila indícalo, un ejemplo si las cuatro primeras filas están vacías o tienes datos que no quieres importar en esta casillas pondrás el número 5.

Origen del archivo: Windows (ANSI) es el que por regla general mejor interpreta los caracteres, puedes ir haciendo pruebas con el resto.

Por último en la vista previa del archivo de texto a importar, con las barras de desplazamiento a la derecha y abajo desplázate para ver cómo va quedando a lo largo de estos tres pasos del asistente.

Pulsa Siguiente.

2.- Dejar parámetros preestablecidos. 

Te aconsejo dejar todos los parámetros preestablecidos por sistema en Excel.

En la parte central verás separaciones con líneas.

Haz clic dos veces y podrás crear y borrar líneas para ajustar los datos a hoja de cálculo según lo que necesites.

También puedes desplazar las líneas de separación pinchando sobre cada una de ellas y arrastrar sin soltar desplazándote con el ratón.

Pulsa Siguiente.

3.- Establece el tipo de datos.

Estableces el tipo de datos que tiene cada columna de la hoja Excel.

Por defecto el programa interpreta que el tipo de datos es General, donde los datos que interpreta como valores numéricos los pone en formato número.

Ídem con texto y fechas.

Aun así yo siempre hago alguna puntualización.

Las opciones que tienes son General, Texto, Fecha, y también puedes saltar columnas con No importar columna.

Lo más habitual es que tengas una columna de fechas y por tanto se lo tendrás que indicar.

Esto lo haces situado en la columna donde tengas las fechas pon en negro el punto al lado de Fecha, establece a continuación el formato de fecha que uses, (DMA para día, mes, año ó por ejemplo MDA para mes, día, año).

Pulsa Finalizar.

En tu hoja de cálculo se han colocado los datos de tu archivo de texto.

Te aconsejo que primero de todo Guarda tu archivo en formato Excel para evitar tener que repetir todo el proceso.

4.- Otras herramientas diferentes: Mailrelay. Trabaja en Excel con direcciones de emails.

Bueno y hasta aquí este post sobre  Trabaja en Excel con direcciones de emails.

Existen como te decía al principio de este post sobre Trabaja en Excel con direcciones de emails otras opciones para realizar envíos de mensajes a varias direcciones de correo electrónico simultáneamente.

Yo conozco y uso la herramienta Mailrelay y la verdad es que me gusta mucho por su sencillez y su eficacia es la que empleo en Trabaja en Excel con direcciones de emails.

Tienes una cuenta gratuita en Mailrelay  hasta 3.000 suscriptores y 15.000 emails.

Puedes importar tus contactos Excel a esta herramienta fácilmente y así disponer de ellos para realizar todas las acciones que te permite Mailrelay, para leer sobre ello este post lo explica muy bien: Importación de contactos: Pegar suscriptores.

Además tienes este vídeo donde también aprenderás tus primeros pasos con la herramienta: Comenzar email marketing con una lista existente.

Te animo a que me escribas o me contactes a través de las redes sociales o el email y me comentes tus impresiones sobre Trabaja en Excel con direcciones de emails.