Excel como CRM donde un CRM (Customer Relationship Management) es una herramienta útil para gestionar la relación con los clientes. Las empresas contratan soluciones de software CRM para poder acceder a funciones como:
- Atención al Cliente.
- Ventas.
- Marketing.
- Operaciones.
Sin embargo, no todas las compañías cuentan con presupuesto para invertir en este tipo de software, y aquí las hojas de cálculo de Microsoft Excel puede ser la solución.
Con Excel es posible generar un programa CRM básico, para pequeñas empresas o equipos de ventas. A continuación, se muestran algunos pasos que puede seguir para crear un CRM en Excel.
¿Cómo puedes hacer un CRM básico con Excel?
PASO 1: Excel como CRM Página de clientes
Crea una hoja de cálculo en Excel y pon el nombre a la pestaña: «Clientes».
En la primera fila, asegúrate de tener encabezados para la información de los clientes que necesitas registrar, como nombre del cliente, correo electrónico, teléfono, dirección, fecha de registro, etc.
Estos datos serán fijos, y luego agrega una columna para identificar el estado de ese cliente. Los estados pueden ser los siguientes: «Nuevo», «Contactado», «Interesado», «Negociando» o «Vendido», según la etapa en la que se encuentra la relación con el cliente.
No olvides de crear un “filtro” en la hoja de cálculo para poder filtrar tus contactos según su estado.
PASO 2: Excel como CRM Página de Ventas
Crea una segunda hoja en el libro, con el nombre «Ventas» o «Oportunidades». En esta hoja de cálculo, enfócate en las oportunidades de ventas con los clientes, incluyendo detalles como la fecha de la oportunidad, el valor de la oportunidad, el estado de la oportunidad (por ejemplo, «En curso», «Ganado» o «Perdido»), etc.
PASO 3: Excel como CRM Página de actividades
La tercera hoja será la de «Actividades». Aquí puedes realizar un seguimiento de las actividades que ya han realizado con los clientes, como llamadas, correos electrónicos, reuniones, etc.
Puedes dividir la página por fecha, el tipo de actividad, el resultado y cualquier otra información relevante.
Una vez tengas las actividades registradas en la hoja de cálculo «Clientes», agrega un campo adicional para el «Último contacto», donde puedas ver la fecha de la última actividad realizada con cada cliente.
Fórmulas para optimizar el CRM en Excel
Te animo a agregar fórmulas para optimizar el CRM en Excel, puede ser la clave para aprovechar los datos de tus clientes y sacar conclusiones de valor para tu empresa.
Con las fórmulas adecuadas podrás, por ejemplo, calcular el valor total de las oportunidades abiertas y cerradas, el porcentaje de oportunidades ganadas y perdidas, estadísticas importantes, etc.
Otra de las opciones que ofrece Excel para gestionar un CRM, es la funcionalidad del formato condicional. Se trata de una herramienta que te permite resaltar celdas según las condiciones que elijas colocar. Por ejemplo, puedes resaltar los clientes con oportunidades abiertas o aquellos que no han sido contactados en un período de tiempo determinado.
Por último, guarda el archivo de Excel CRM en un lugar seguro y recuerda que debes mantenerlo actualizado.Y tampoco te olvides realizar las copias de seguridad regularmente
Estos son solo algunos pasos para crear un CRM básico en Excel. Hay muchas formas de personalizar la hoja de cálculo de CRM según las necesidades de su empresa o equipo de ventas.
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