Excel Listas desplegables con validación de datos

En el programa de hojas de cálculo Excel, tienes la posibilidad de crear tus propias listas desplegables. En concreto vas a leer en este post sobre crear Excel listas desplegables personalizadas.

Además, como seguramente conocerás Excel tiene ya creadas una serie de listas como son los días de la semana, los meses del año, …

Pues bien, en este artículo vas a ir un paso más allá y vas a aprender a crear una lista para asignarle una validación de los datos de la misma y con ello hacer que se muestre un desplegable en la celda para que el usuario solo pueda introducir los datos que aparecen en la lista. Algunos usuarios se refieren a esta acción con cómo hacer un desplegable en Excel.

Ejemplos Excel listas desplegables.

Un ejemplo, imagina que los usuario de una hoja de cálculo tienen que elegir e introducir muchas veces los nombres de los productos que se venden en una tienda.

Entonces en vez de estar escribiéndolos, puedes simplemente crear una lista desplegable con validación de datos, harían clic en el triángulo negro que aparecerá en la parte derecha de la celda y se mostrar la lista, solamente tendrás que situar el cursor del ratón sobre el dato a introducir y listo.

Otro ejemplo podría ser las diferentes sucursales de la empresa, imagina que existen las siguientes:

• Norte
• Sur
• Este
• Oeste
• Centro

Pasos en Excel listas desplegables lo primero:

1. Abre una hoja de Excel y a continuación sitúate en por ejemplo en la celda A1.
2. Después escribe las diferentes sucursales que te he comentado arriba.
3. De manera que en A1 escribe el primer dato de la lista: Norte, en A2 escribe la palabra Sur y así sucesivamente con el resto de los datos.

5. 

   A continuación, selecciona todas las celdas con datos.

6. Haz clic con el botón derecho del ratón y entre las opciones que aparece, haz clic en Definir nombre.
7. En el cuadro nombre, escribe la palabra Sucursales e después haz clic en Aceptar.
8. El nombre no puede contener espacios vacíos, si lo necesitas pulsa el guión bajo para separar palabras.
9. A continuación, haz clic en la celda de la hoja de este en donde quieras que aparezca la lista desplegable.
10. Después pulsa en la pestaña Datos en Validación de datos, dentro de configuración en la opción permitir haz clic en lista.
11. Al lado de la palabra origen en el rectángulo escribe el signo igual e inmediatamente sin dejar espacios, escribe el nombre que has dado a la lista desplegable en este caso Sucursales, o sea escribe =Sucursales
12. Haz clic en la casilla celda con lista desplegable.
13. Para finalizar si quieres personalizar aún más la validación de datos puedes incluir un mensaje de entrada o también puedes incluir una alerta de error y otras acciones.

Más sobre Excel listas desplegables:

Para aprender sobre ello te recomiendo:

• Mi artículo sobre Excel listas personalizadas
• y este sobre Validación de datos en mi otra web Hojas de cálculo About.com.

A partir de ahora puedes trabajar con Excel listas desplegables

De manera que basta con situarte en la celda desplegar haciendo Clic con el ratón en el triángulo negro desde la zona derecha de la celda.

Así se se muestren las opciones de la lista.

Si deseas cambiar cosas de la lista desplegable solamente tienes que ir a Agregar o quitar elementos de la lista desplegable, también puedes quitar una lista desplegable.

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